Begrippenlijst
Begrippenlijst met uitleg van termen die je in Mijn Kantoor tegenkomt, zoals autorisatierollen, workflows, het relatiedossier en de SBR-inbox.
Deze begrippenlijst geeft uitleg bij termen die binnen Mijn Kantoor worden gebruikt. Zo begrijp je snel wat specifieke functies, onderdelen of instellingen betekenen. Handig als je nieuwe functies ontdekt of zeker wilt weten dat je een begrip op de juiste manier gebruikt.
Begrippen
| Begrip | Definitie |
|---|---|
| Autorisatierollen | Een autorisatierol in Mijn Kantoor bepaalt de toegangsrechten van een teamlid. Standaardrollen zoals raadpleger, mutator, manager en beheerder geven verschillende permissieniveaus. |
| Contacten | Contacten zijn de personen met wie je communiceert en die toegang krijgen tot Mijn Kantoor. |
| Digipoort | Digipoort is de digitale postkamer van de overheid. Bedrijven sturen hun berichten (zoals aangiftes) via Digipoort, die ze controleert en doorstuurt naar de juiste overheidsdienst. |
| Functies | Functies koppel je aan contacten om duiding te geven aan hun functie bij een relatie. De functie heeft op dit moment geen autoriserende werking binnen Mijn Kantoor. Standaard krijgen contacten de functie ‘gevolmachtigde’. |
| Intern dossier | Het interne dossier hoort bij het eigen kantoor. Hier staan sjablonen en nieuwsbrieven die niet voor een specifieke klant zijn. Vanuit dit dossier kun je documenten in één keer versturen of sjablonen toevoegen aan een workflow. |
| Labels | Labels zijn handige tags die je aan berichten, cliënten, contacten of teamleden kunt hangen. Op basis van deze labels kun je filteren en eventueel bulkacties uitvoeren. |
| Logius | Logius is de organisatie die ervoor zorgt dat belasting- en andere overheidsgegevens veilig digitaal verstuurd kunnen worden. |
| OCR | OCR staat voor “Optical Character Recognition”, oftewel het automatisch lezen van tekst uit een afbeelding of PDF. |
| Plannerweergave | De plannerweergave geeft je inzicht in de voortgang van workflows per tijdvak, zoals btw-, IB- of VPB-aangiftes. Deze weergave helpt bij het bewaken van deadlines en geeft overzicht op zowel proces- als relatieniveau. |
| Procesteams | Procesteams zijn groepen teamleden die samen verantwoordelijk zijn voor één stap in een workflow. Je koppelt zo’n team aan die stap, zodat duidelijk is wie wat doet. |
| Producten | Producten zijn de dingen en diensten die een accountants- of administratiekantoor aan klanten aanbiedt, bijvoorbeeld als losse diensten of in een pakket of abonnement. |
| Relatiedossier | Het relatiedossier is de mappenstructuur die je voor elke klant gebruikt. De mappen worden pas aangemaakt als er echt documenten in komen, zodat je niet veel lege mappen krijgt. |
| Relatiegroepen | Het indelen van je klanten in groepen, bijvoorbeeld per franchise, zodat je ze makkelijker kunt organiseren en terugvinden. |
| Relaties | Voor elke relatie wordt een dossier aangemaakt. Dit kunnen zowel personen (cliënten IB) als organisaties zijn. Aan deze relaties worden vervolgens contacten gekoppeld. |
| Release notes | Korte berichten waarin staat wat er nieuw is of veranderd is in een software-update. Het is als een lijstje met verbeteringen, nieuwe functies of opgeloste problemen, zodat je weet wat er anders is sinds de laatste versie. |
| Rollen | Binnen Mijn Kantoor geef je teamleden een rol bij een klant. Daarmee bepaal je wie welke verantwoordelijkheid heeft, bijvoorbeeld wie de aangifte indient of wie een bepaalde fase van de workflow beheert. Voorbeelden zijn relatiebeheerder, administratie of salaris. |
| SBR-inbox | De plek waar alle aangiften binnenkomen, zowel automatisch vanuit gekoppelde pakketten als handmatig geüpload. Hier zie je de status van de aangifte, of de klant deze heeft goedgekeurd, de terugkoppeling naar andere pakketten of de Belastingdienst, en eventuele foutmeldingen. |
| SharePoint | Een online opslagplek van Microsoft, vaak ook bedoeld als OneDrive, waar je documenten kunt bewaren, delen en samen bewerken. De koppeling met Mijn Kantoor maakt het mogelijk om bestanden live aan te maken en te bewerken, en biedt extra opslag in de cloud naast MKA. |
| Synchroniseren | Zorgen dat gegevens in twee of meer systemen tegelijk hetzelfde zijn. Bijvoorbeeld: als je een document in Mijn Kantoor wijzigt, wordt het automatisch ook in SharePoint of OneDrive aangepast. |
| Taken | Opdrachten of verzoeken die je als gebruiker moet uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld zijn: een document ondertekenen, een document goedkeuren, informatie aanleveren, een betaling doen of een vraag beantwoorden vanuit vraagposten. Alle details en instructies staan duidelijk in de taak zelf. |
| Teamleden | De medewerkers van het kantoor die in Mijn Kantoor samenwerken aan klanten, dossiers en workflows. |
| Vraagposten | Verzoeken om informatie of documenten van een klant, vaak automatisch aangemaakt via integraties zoals Exact Online, zodat alles makkelijk en overzichtelijk in Mijn Kantoor verwerkt kan worden. |
| Workflow | Een vast stappenplan in Mijn Kantoor dat een werkproces regelt. Het geeft duidelijk aan wie welke taak doet en in welke volgorde, zodat het werk soepel en automatisch verloopt. |
Laatst bijgewerkt op