Mijn Kantoor Helpcentrum
Hoe kunnen we je helpen?
Zoek een antwoord met de zoekbalk (Ctrl/⌘ + K) of blader hieronder door de onderwerpen.
Beheer
Beheer je kantoor in Mijn Kantoor: van algemene instellingen, branding en teamleden tot CRM, dossier, integraties, SBR en workflows.
Apps & links
Uitleg over de module Apps & Links: tegels met snelkoppelingen naar applicaties, websites en documenten voor medewerkers en cliënten.
Berichten
Werken met de berichtenmodule van Mijn Kantoor: communiceren met relaties, documenten laten accorderen of ondertekenen en bulkberichten versturen.
Berichten opslaan
Leer hoe je een chat als pdf opslaat in het dossier van de klant en hoe je instelt in welke relatie dat bericht terechtkomt.
Documenten laten accorderen
Laat een klant via een bericht een of meer documenten uit het dossier goedkeuren of afkeuren, handmatig of automatisch, en bekijk de log.
Documenten laten ondertekenen
Leer hoe je klanten documenten digitaal laat ondertekenen via de powertools in een bericht, automatisch via een workflow of met Legalsign, en hoe je het log bekijkt.
Berichtenmodule gebruiken
Communiceer met cliënten en collega's via chat of e-mail in de berichtenmodule, met koppeling aan het cliëntdossier, filters, archief en labels.
Stukken laten aanleveren door relatie
Zo laat je een relatie documenten en foto's aanleveren via een bericht en verplaats je ze als medewerker naar de juiste dossiermap.
Documenten uitvragen bij relatie
Uitleg over het uitvragen van documenten bij een relatie via een bericht, het uploaden door de klant en het controleren en afwikkelen van de taak door de medewerker.
Nieuwsbrief of bulkbericht versturen
Leer hoe je een nieuwsbrief of ander bulkbericht verstuurt naar meerdere relaties tegelijk, met een bijlage uit een deelbare map in het interne dossier.
CRM
Werken met het CRM van Mijn Kantoor: relaties, contacten, relatiegroepen en teamleden aanmaken en beheren, en gegevens bekijken met insights.
Contacten
Contacten in Mijn Kantoor: personen die je koppelt aan relaties en dossiers. Lees hoe je ze beheert, functies instelt, een WWFT-check doet en uitnodigt.
Contacten insights
Met Contacten insights in de CRM-module maak je lijsten met kolommen en filters, pas je contactgegevens aan en exporteer je geselecteerde contacten naar Excel.
Relatie aanmaken
Zo maak je in Mijn Kantoor een nieuwe relatie en contactpersoon aan, zet je de producten, workflows en SBR-instellingen klaar en verwerk je aangiften.
Relatie aanmaken in gekoppeld CRM
Maak een relatie in Mijn Kantoor ook aan in een gekoppeld CRM-pakket: direct bij het aanmaken, achteraf of door bestaande relaties automatisch te matchen.
Relatie insights
Met Relatie insights in de CRM-module voeg je kolommen toe, filter je relaties en voer je bulkacties en CRM-acties uit zonder elke relatie te openen.
Relatiegroepen
Leer hoe je relatiegroepen aanmaakt en cliënten eraan koppelt, zodat je in Mijn Kantoor groepen kunt filteren, workflows kunt starten en wijzigingen kunt doorvoeren.
Relaties
Uitleg over relaties en contacten in het CRM van Mijn Kantoor: een relatie aanmaken, de velden invullen en de tabbladen van de relatiekaart gebruiken.
Teamleden
Uitleg over teamleden in Mijn Kantoor: nummers, toevoegen, rollen en rechten instellen en de eisen voor het unieke e-mailadres van een teamlid.
Teamleden en rollen
Uitleg over rollen in Mijn Kantoor: teamleden koppelen aan relaties, workflows, communicatie en autorisaties, en rolkoppelingen importeren.
Import
4 artikelen
Dashboard
Uitleg over het dashboard van Mijn Kantoor: widgets beheren en het werkproces van een relatie tonen in het dashboard.
Dashboard kantoor
Uitleg over het dashboard van Mijn Kantoor: waarvoor je het gebruikt, hoe je widgets toevoegt, verplaatst of verwijdert en wat de verjaardagswidgets tonen.
Dashboard instellen
Zo toon je een werkproces in het dashboard van je relatie, met fasen, doorlooptijd en opleverdatum, door de zichtbaarheid van de workflow in te stellen.
Dossier
Alles over het relatiedossier in Mijn Kantoor: vullen, indelen, afschermen en doorzoeken van documenten en dossiermappen van je cliënten.
Cliënten en dossiers afschermen
Lees hoe je cliënten en dossiers afschermt in Mijn Kantoor met het relatietype Intern, dossiermachtigingen of door relaties buiten Mijn Kantoor te houden.
Automatisch bericht versturen
Stel in dat Mijn Kantoor automatisch een chatbericht met document verstuurt naar een relatie of teamlid zodra er iets in een map van het relatiedossier komt.
Dossieritems verplaatsen
Leer hoe je documenten en foto's uit een bericht of de Inbox verplaatst naar de juiste dossiermap van een cliënt in Mijn Kantoor.
Dossier vullen
Hoe je een cliëntdossier in Mijn Kantoor vult met dossieritems: de uitgangspunten en de vijf manieren om stukken in het dossier te krijgen.
Dossiermachtigingen
Leer hoe je met dossiermachtigingen in Mijn Kantoor per map bepaalt welke rollen en functies toegang hebben tot het relatiedossier.
Relatiedossier template
Standaard template voor de mapstructuur van het relatiedossier tijdens de onboarding, met alle hoofdcategorieën en submappen in SharePoint.
Uploaden door kantoor
Upload als kantoormedewerker rechtstreeks bestanden naar het dossier van een klant en kies de map en eventuele periode.
Waar vind ik de dossierexport?
Ontdek waarom de map Dossier Export na een dossierexport niet in SharePoint staat en hoe je die koppelt aan een sjabloonklant zodat de synchronisatie start.
Zoeken in documentinhoud
Zoek in Mijn Kantoor op de tekst in documenten met de SharePoint-synchronisatie: welke zoekopdrachten werken, hoe je een sterretje gebruikt en wat de beperkingen zijn.
Legalsign
Documenten digitaal laten ondertekenen met Legalsign, los of vanuit Mijn Kantoor, inclusief koppelen, placeholders en gebruik met Zendoc.
Algemeen gebruik
Uitleg over het algemene gebruik van Legalsign: een document uploaden, handtekeningvelden en ondertekenaars instellen en de ondertekenaars uitnodigen.
Gebruik met Mijn Kantoor
Laat documenten ondertekenen met LegalSign vanuit Mijn Kantoor: van relatie kiezen en PDF uploaden tot handtekeningvelden plaatsen en versturen.
Legalsign gebruiken
Koppelen
Koppel Legalsign met Mijn Kantoor om ondertekenverzoeken te versturen en te synchroniseren: account, abonnement, token, collega's en veelgestelde vragen.
Zendoc en Legalsign gebruiken
Bekijk in een video hoe je sjablonen uit Zendoc direct via Legalsign ter ondertekening aanbiedt, zodat ze in het dossier van de relatie terechtkomen.
Placeholders
Leer hoe je placeholders in een PDF gebruikt, zodat Legalsign de ondertekenvelden automatisch op de juiste plek zet, zowel via de webversie als via de API.
Implementatiestappen
De stappen en begrippen voor het implementeren van Mijn Kantoor, van de kick-off en CRM-import tot livegang, adoptie en evaluatie.
Begrippenlijst
Begrippenlijst met uitleg van termen die je in Mijn Kantoor tegenkomt, zoals autorisatierollen, workflows, het relatiedossier en de SBR-inbox.
Fase 1: kick-off
Fase 1 van de implementatie van Mijn Kantoor: in de kick-off maak je kennis met je consultant en bespreek je de CRM-import en de basisinstellingen.
Fase 2: CRM import
Importeer je relaties en contacten in het CRM van Mijn Kantoor en zie welke velden belangrijk zijn voor workflows en koppelingen met pakketten.
Fase 3: implementatiesessie na import
Zo voer je na de import de instellingen per relatie door: teamleden, rollen en producten koppelen en bulkacties uitvoeren met Relatie Insights in de CRM-module.
Fase 5: testfase voorbereiden
Bereid de testfase van de implementatie voor: kies testrelaties, controleer de randvoorwaarden, werk met de SBR-inbox, vul het dossier en test een workflow.
Fase 6: workflows aanmaken en inplannen
Zet in fase 6 je workflows in voor al je relaties: maak ze aan voor de huidige periode, stel plannerregels in en controleer templates en SBR-instellingen.
Fase 7: livegang en adoptie
Zo neem je medewerkers en daarna klanten stapsgewijs mee in Mijn Kantoor: interne lancering, autorisatierollen en gefaseerde klantuitnodigingen.
Fase 8: evaluatie en verfijnen workflows
Evalueer na de lancering de implementatie met je consultant, verzamel feedback van medewerkers en klanten, breid workflows uit en ontdek hoe support bereikbaar blijft.
Integraties
Overzicht van de koppelingen van Mijn Kantoor met externe software, zoals AFAS, Exact Online, Nextens, SharePoint en Twinfield.
Aangifte aanbieden via Nextens
Leer hoe je een in Nextens opgestelde aangifte via Mijn Kantoor aanbiedt aan je klant, van de vereiste instellingen tot de ontvangst onder Verwerking > SBR.
AFAS Aangiften
Koppel AFAS met Mijn Kantoor via een FTP-connector, zodat je IB- en VPB-aangiften automatisch worden opgehaald en verwerkt.
AFAS CRM
Koppel AFAS CRM met Mijn Kantoor om klantgegevens te synchroniseren: werking, gegevens, instellen in AFAS en Mijn Kantoor, en veelgestelde vragen.
Exact Jaarrekening & Fiscaal
Koppel Mijn Kantoor met Fiscaal Gemak Aangiften, zodat aangiften automatisch worden opgehaald en doorgestuurd en de status wordt bijgewerkt.
Exact Online
Zo werkt de koppeling tussen Mijn Kantoor en Exact Online: welke gegevens synchroniseren, hoe je de koppeling instelt en oplossingen voor veelvoorkomende problemen.
Fiscaal Gemak CRM
Koppel Mijn Kantoor met Fiscaal Gemak CRM om klantgegevens te synchroniseren, inclusief stappenplan en oplossingen voor veelvoorkomende problemen.
Fortes Milestones
Koppel Mijn Kantoor met Fortes Milestones (Qics) via OAuth om klant- en facturatiegegevens automatisch te synchroniseren, inkomend of uitgaand.
Google Drive
Leer hoe de Google Drive-integratie van Mijn Kantoor werkt en hoe je Google Drive stap voor stap koppelt, zodat relatiedossiers automatisch synchroniseren.
iMuis
Koppel Mijn Kantoor met Bjorn Lunden (iMuis) en synchroniseer relaties (bedrijven en contacten) automatisch, inkomend of uitgaand.
Informanagement
Met de koppeling met Informanagement worden klantgegevens uit Mijn Kantoor automatisch doorgestuurd voor vaknieuws en nieuwsbrieven. Informanagement verzorgt de ondersteuning.
KvK
Zo schakel je de KvK-integratie in Mijn Kantoor in en haal je bedrijfsgegevens op via bedrijfsnaam of KvK-nummer, inclusief de kosten per zoekopdracht.
Loket.nl
Koppel Loket.nl met Mijn Kantoor om loonaangiften automatisch op te halen, naar de juiste relatie te sturen en eventueel door te sturen naar de Belastingdienst.
Mailchimp
Koppel Mijn Kantoor aan Mailchimp om contacten en labels automatisch te synchroniseren, inclusief het aanmaken van de API-key en serverprefix.
Nextens CRM
Hoe je Nextens CRM koppelt aan Mijn Kantoor, welke klantgegevens worden gesynchroniseerd en hoe je problemen met synchronisatie en matching oplost.
Foutmelding Nextens CRM oplossen
Los de foutmelding in de Nextens CRM-integratie op door in Nextens het token in te trekken en een nieuw token aan te maken en in Mijn Kantoor in te vullen.
Nextens-integratie
Koppel Nextens Aangiften met Mijn Kantoor om aangiften op te halen en aan te bieden aan je relaties, inclusief welke aangiften worden gesynchroniseerd.
Nmbrs
Koppel Mijn Kantoor met Nmbrs om loonaangiftes, loonstroken, SEPA-bestanden en jaarwerk automatisch te synchroniseren, inclusief instellingen en veelgestelde vragen.
Outlook-plugin
Installeer de Outlook add-in van Mijn Kantoor, koppel e-mails en bijlagen aan klantdossiers en bekijk welke Outlook-versies worden ondersteund.
Public API
Met de Public API koppelen ontwikkelaars externe systemen aan Mijn Kantoor om gegevens uit te wisselen, te automatiseren of eigen dashboards te bouwen.
Red Cactus (Bubble)
Koppel je telefonieomgeving met Mijn Kantoor via Red Cactus - Bubble en zie bij in- en uitgaande gesprekken direct klantinformatie op je scherm.
Scope (WWFT-checks)
Zo koppel je Mijn Kantoor met Scope en voer je WWFT-checks uit op organisaties en UBO's, inclusief opslaglocatie, kosten en veelgestelde vragen.
Semansys
Koppel Semansys aan Mijn Kantoor om publicatiestukken te genereren en valideren, XBRL-jaarrekeningen te valideren en er PDF's van te maken.
SharePoint-synchronisatie
Koppel Mijn Kantoor met SharePoint, bekijk welke gegevens worden gesynchroniseerd en los veelvoorkomende problemen op, zoals het opnieuw koppelen.
Simplicate
Koppel Mijn Kantoor met Simplicate om CRM-gegevens automatisch te synchroniseren, inclusief instellen, automatisch matchen en oplossingen voor veelvoorkomende problemen.
Fiscaal Gemak CRM: sleutel verlopen
Maak een nieuwe API-sleutel aan in Fiscaal Gemak en vul die in Mijn Kantoor in als de sleutel van de Fiscaal Gemak CRM-koppeling is verlopen.
SnelStart
Koppel Mijn Kantoor met SnelStart om klantgegevens te synchroniseren en btw-aangiften via SBR te verwerken, inclusief stappenplan, instellingen en veelgestelde vragen.
Twinfield
Koppel Twinfield met Mijn Kantoor om CRM-gegevens te synchroniseren en BTW- en ICP-aangiftes automatisch op te halen en bij de juiste relatie te zetten.
ValidSign
Leer hoe je ValidSign koppelt aan Mijn Kantoor met een API-sleutel en webhook-url, zodat je documenten digitaal en juridisch bindend laat ondertekenen.
Vraagposten
Met de vraagposten plugin haal je vraagposten uit Exact Online op via Mijn Kantoor. Hier lees je hoe je de koppeling instelt en wat je bij problemen doet.
Oproepen
Bekijk alle inkomende oproepen in Mijn Kantoor en maak terugbelverzoeken en gespreksnotities aan.
Planbord
Richt je planbord in via Beheer: kies wat je pint, voeg kolommen toe en bepaal hoe taken en workflows op het planbord van een collega terechtkomen.
Taken
Alles over de Takenmodule: taken bekijken en filteren, de verschillende soorten taken en het afhandelen van vraagposten.
Vraagposten
Uitleg over de vraagposten plugin: vraagposten uitzetten vanuit Exact Online, versturen naar klanten en afhandelen in Mijn Kantoor.
Soorten taken
Overzicht van de typen taken in het klantportaal, zoals ondertekenen, accorderen, gegevensuitvraag, iDEAL-betaling en vraagposten, met uitleg wanneer je welke taak krijgt.
Taken
Gebruik de lijstweergave van de Takenmodule om taken van jou en je collega's te bekijken, te zoeken en te filteren op onder meer status, deadline en verantwoordelijke.
Tijdlijn
Uitleg over de Tijdlijn: het centrale overzicht van berichten, taken, notities en andere items tussen kantoor en relatie.
Verwerking
Volg wat Mijn Kantoor heeft verwerkt: activiteitenlog, e-mailverwerking, microtransacties, vraagposten en SBR-berichten.
Activiteitenlog
Met het activiteitenlog filter je op activiteiten en gebruikers en zie je wat er in Mijn Kantoor is verwerkt, inclusief meldingen over niet verwerkte BCC e-mails.
E-mailverwerking
Uitleg over e-mailverwerking in Mijn Kantoor: voorkeurscommunicatie instellen, inkomende en uitgaande e-mails verwerken, statussen en veelvoorkomende foutmeldingen.
Microtransacties
Overzicht van verbruikte webservices met pay-per-use kosten, zoals de KvK-koppeling, onder Verwerking > Microtransacties in Mijn Kantoor.
Vraagposten
Overzicht van openstaande vraagposten onder Verwerking > Vraagposten: zoek en filter op relatie, afkomst, datum en status, en bekijk de kolommen van de lijst.
SBR inbox
13 artikelen
SBR-foutmeldingen
2 artikelen
Workflows
Werk met workflows in Mijn Kantoor: weergaven, automatiseringen, SBR-instellingen, bulk plannen en oplossingen voor veelvoorkomende foutmeldingen.
Automatiseringen
Stel in elke workflowfase interne en externe automatiseringen in, zoals berichten, taken, gegevensuitvragen en documenten, met afzender en ontvanger.
Plannerweergave
Met de plannerweergave bewaak je de voortgang en deadlines van workflows per tijdvak en relatie, zoals btw-, IB- en VPB-aangiftes. Je leest hier hoe je hem instelt.
Gebroken boekjaar
Stel per relatie een afwijkende startmaand van het boekjaar in, zodat SBR-aangifteperiodes het fiscale boekjaar volgen in plaats van het kalenderjaar.
SBR-instellingen
Zo vind en stel je de SBR-instellingen van een workflowtemplate in: aanbiedmodus, automatisch aanbieden, klantbericht en automatisch sluiten.
Standaarddocumenten meesturen
Leer hoe je standaarddocumenten automatisch meestuurt bij een workflowfase, en hoe je die documenten eerst klaarzet in het interne dossier.
Workflows en plannerweergave
Leer de drie weergaven van de workflowsmodule kennen: lijstweergave, overzicht per template en plannerweergave, en zie hoe workflows automatisch worden afgerond.
Workflowtemplates
Overzicht van de workflowtemplates die Mijn Kantoor tijdens de onboarding meelevert, zoals Aangifte BTW, Salarisverwerking en Samenstellen Jaarrekening.
Workflow niet automatisch opnieuw aangemaakt
Uitleg over wat er gebeurt als je een workflow of periode verwijdert terwijl de plannerregel actief blijft, en waarom je de workflow handmatig opnieuw aanmaakt.
Workflows in bulk starten en plannen
Leer hoe je workflows voor je relaties in bulk aanmaakt en inplant: producten toewijzen, workflows aanmaken in Relatie Insights en plannerregels toevoegen.
Veelvoorkomende foutmeldingen
Oplossingen voor twee veelvoorkomende foutmeldingen in workflows: geen teamlid als afzender en geen contact gevonden voor de automatiseringen.
WWFT
Voldoe aan de WWFT met Mijn Kantoor: checks, ID-verificatie, structuur van eigenaren en UBO's en continue monitoring.
Continuous monitoring (CDD)
Schakel continue monitoring (CDD) in voor je relaties en laat Mijn Kantoor dagelijks controleren op PEP's, sancties en andere risicosignalen voor de WWFT.
ID-verificatie
Stel de identiteit van klanten vast met ID-verificatie in Mijn Kantoor: zo werkt het, wat het resultaat is, wat je controleert en wat het kost.
Check en structuur
Leer hoe je in Mijn Kantoor via het tabblad WWFT & Structuur eigenaren, UBO's en deelnames van een relatie vastlegt en controleert voor de WWFT.
Matchscore
Uitleg over de matchscore van 50 tot 100 bij een WWFT Check, wat deze beïnvloedt en hoe je een betrouwbare zoekopdracht uitvoert.
Check
Leer hoe je WWFT-checks in Mijn Kantoor activeert, instelt en uitvoert op organisatie- en UBO-niveau, en hoe je de resultaten beoordeelt en goedkeurt.
Zendoc
Koppel Mijn Kantoor aan Zendoc en maak documenten op basis van sjablonen met gegevens uit Mijn Kantoor.
Koppelen
Koppel Mijn Kantoor aan Zendoc, stel sjablonen en de Word-add-on in en genereer documenten met gegevens uit Mijn Kantoor.
Sjablonen aanmaken (video)
Bekijk in een video hoe je sjablonen aanmaakt in Zendoc.
Gebruik met Mijn Kantoor
Zo maak je in Mijn Kantoor een Zendoc-document aan met een sjabloon, waarbij de waarden uit het CRM worden ingevuld en ondertekenen via LegalSign kan.
Overig
Aanvullende handleidingen voor Mijn Kantoor: ondertekenen met ValidSign, mappen koppelen en een voorbeeldnieuwsbrief.
ValidSign gebruiken
Leer hoe je met ValidSign een document digitaal laat ondertekenen, meerdere ondertekenaars toevoegt en tweestapsverificatie instelt in Mijn Kantoor.
Voorbeeldnieuwsbrief
Voorbeeldnieuwsbrief waarmee je je klanten alvast informeert over het gebruik van Mijn Kantoor. Pas de tekst naar wens aan.
Interne dossiermap koppelen
Leer hoe je een nieuwe map van het interne dossier in Mijn Kantoor koppelt aan SharePoint of Google Drive, zodat je bestanden kunt delen via bulkberichten en workflows.
Relatiedossiermap koppelen
Koppel een nieuwe map in het relatiedossier van Mijn Kantoor aan SharePoint of Google Drive: de map aanmaken, toevoegen en koppelen, inclusief jaartalmap.