Fase 8: evaluatie en verfijnen workflows
Evalueer na de lancering de implementatie met je consultant, verzamel feedback van medewerkers en klanten, breid workflows uit en ontdek hoe support bereikbaar blijft.
Na de interne lancering en het gefaseerd uitnodigen van klanten is het tijd om stil te staan bij hoe de implementatie tot nu toe verloopt. In deze fase evalueer, verbeter en optimaliseer je de manier waarop je met Mijn Kantoor werkt.
Evaluatiemoment met je consultant
Samen met je consultant bespreek je onder andere:
- Hoe is de implementatie verlopen?
- Hoe bevalt Mijn Kantoor in de dagelijkse praktijk?
- Waar zien medewerkers en klanten kansen of verbeterpunten?
- Welke vervolgstappen zijn wenselijk (bijvoorbeeld extra trainingen, koppelingen of workflowaanpassingen)?
Dit moment geeft inzicht in wat er al goed gaat en waar bijsturing nodig is.
Feedback van medewerkers en klanten
Het betrekken van zowel medewerkers als klanten is essentieel voor een succesvolle doorontwikkeling. Denk aan:
- Medewerkers: ervaren zij dat de workflows hun werk efficiënter maken? Zijn er functionaliteiten die nog beter benut kunnen worden?
- Klanten: vinden zij Mijn Kantoor gebruiksvriendelijk? Kunnen zij documenten makkelijk vinden en goedkeuren?
[!TIP] Verzamel feedback gestructureerd, bijvoorbeeld via een korte enquête of een evaluatiegesprek met een aantal klanten en collega's.
Workflows verder ontwikkelen
Nu je meer ervaring hebt met Mijn Kantoor, kun je workflows verfijnen en uitbreiden met extra automatiseringen. Voorbeelden zijn:
| Workflow | Mogelijke automatisering |
|---|---|
| BTW-workflow | Automatisch uitvragen van administratieve documenten aan het begin van elke periode. |
| IB-workflow | Automatisch verzoek om jaarstukken en relevante documenten bij start van het proces. |
| Loonheffingen | Herinneringsmail naar klant als documenten niet tijdig zijn aangeleverd. |
| Algemeen | Automatische taken of berichten toevoegen op basis van labels, producten of deadlines. |
Door deze automatiseringen toe te voegen, worden processen consistenter en neemt de administratieve belasting voor medewerkers verder af.
Support blijft beschikbaar
Na de evaluatie wordt de implementatiechat in de supportomgeving gesloten. Dit betekent niet dat je geen ondersteuning meer krijgt. Ons supportteam blijft altijd bereikbaar via de berichtenmodule in de supportomgeving.
We raden aan om vragen in eerste instantie via de chat te stellen. Zo kan ons team direct onderzoek doen en indien nodig aanvullende vragen stellen of screenshots opvragen.
Liever telefonisch contact? Bel dan naar 088 - 520 60 10.
Laatst bijgewerkt op