Fase 7: livegang en adoptie
Zo neem je medewerkers en daarna klanten stapsgewijs mee in Mijn Kantoor: interne lancering, autorisatierollen en gefaseerde klantuitnodigingen.
Als de basis van Mijn Kantoor staat, de koppelingen zijn gelegd en de workflows draaien, neem je eerst je medewerkers en daarna je klanten stap voor stap mee in de nieuwe werkwijze. Deze fase beschrijft hoe je dat aanpakt.
Stap 1: Interne lancering
Nodig de teamleden die je aan Mijn Kantoor hebt toegevoegd uit en plan een interne training of uitleg over het gebruik van Mijn Kantoor. Maak ook afspraken over dossiers, workflows en communicatie, zodat jullie op één lijn zitten. Daarnaast kun je essentiële documenten toevoegen aan de relatiedossiers.
Je kunt de interne lancering zelf verzorgen of een (fysieke) training door je consultant inplannen. Plan dit bij voorkeur rond een aangifteperiode, bijvoorbeeld het begin van de btw-periode, zodat je medewerkers direct in de praktijk kunnen oefenen.
Maak binnen je team duidelijke afspraken over:
- Vanaf wanneer alles via Mijn Kantoor in het dossier wordt geüpload.
- Hoe workflows, dossiers en communicatie verlopen.
- Welke rol iedere medewerker heeft binnen de applicatie.
Video: Fase 7: livegang en adoptie
Rechten en autorisatierollen
Om teamleden toegang te geven, nodig je ze uit voor Mijn Kantoor en wijs je hen meteen een autorisatierol toe. Dit zijn de standaardrollen en hun mogelijkheden:
| Rol | Beschrijving |
|---|---|
| Raadpleger | Kan gegevens inzien van de relaties waar hij/zij een rol op heeft. |
| Mutator | Kan gegevens bewerken van de relaties waar hij/zij een rol op heeft. |
| Raadpleger plus | Kan alle relaties inzien, ongeacht rol. |
| Mutator plus | Kan alle relaties bewerken, ongeacht rol. |
| Manager | Kan alle relaties bewerken, teamleden toewijzen, ingrijpen in berichten en instellingen zoals workflows aanpassen. |
| Beheerder | Heeft volledige rechten, inclusief klantzaken en alle instellingen. |
| Integratie Beheerder | Kan integraties instellen en beheren onder Beheer > Integraties. |
Meer informatie over de permissies en autorisatierollen van teamleden vind je in het artikel Autorisatierollen en Permissies.
Stap 2: Klantuitnodigingen
Nodig je cliënten niet allemaal tegelijk uit, maar gefaseerd, bij voorkeur wanneer er een aangifte klaarstaat. Dit heeft meerdere voordelen:
- Cliënten ervaren direct de meerwaarde, omdat ze de aangifte via Mijn Kantoor ontvangen en meteen kunnen betalen (bij een aangifte btw of loonheffingen).
- Teamleden en cliënten wennen samen geleidelijk aan de nieuwe werkwijze.
- Je kunt feedback verzamelen en verbeteringen doorvoeren voordat alle cliënten live gaan.
Zodra je cliënten zijn uitgenodigd, gebruik je Mijn Kantoor voor het delen van onderdelen uit het dossier, voor communicatie en voor het accorderen en ondertekenen van documenten.
Begin bij voorkeur met één werkproces, inclusief automatisering van de SBR inbox. Breid dit na een eerste (btw-)periode uit, zodat uiteindelijk alle processen via Mijn Kantoor verlopen. Zo geef je jezelf en je cliënten de tijd om te wennen aan de nieuwe software en deze steeds verder te optimaliseren.
Gebruik het voorbeeld van een nieuwsbrief om je cliënten te informeren.
Laatst bijgewerkt op