Fase 6: workflows aanmaken en inplannen
Zet in fase 6 je workflows in voor al je relaties: maak ze aan voor de huidige periode, stel plannerregels in en controleer templates en SBR-instellingen.
In deze fase zet je de workflow die je in de testfase hebt doorlopen daadwerkelijk in voor al je relaties die deze dienst afnemen. Je maakt eerst de workflows aan voor de huidige periode en stelt daarna plannerregels in op basis van de ingestelde tijdvakken, zodat nieuwe workflows automatisch worden aangemaakt. Zo wordt je plannerweergave in Mijn Kantoor automatisch gevuld en krijg je inzicht en grip op je processen, doorlooptijden en klantcommunicatie.
[!TIP] Richt eerst één workflow per productgroep volledig goed in (fine-tunen) en rol deze daarna breder uit. Zo werk je gecontroleerd en bouw je stap voor stap aan een volledig geautomatiseerde werkwijze.
Hoe maak en plan je workflows in?
Stap 1: Controleer workflowtemplates
- Ga naar Beheer > Workflows > Templates en controleer of de inrichting klopt.
- Pas de templates aan waar nodig.
[!WARNING] Een workflow die eenmaal loopt, kan niet meer aangepast worden.
Stap 2: Fine-tune één workflow
- Kies een workflow (bijvoorbeeld BTW) en voer deze door voor een kleine groep klanten.
- Controleer de klantcommunicatie, taken, compliance-stappen en SBR-instellingen.
Stap 3: Maak workflows in bulk aan
- Ga naar Relatie Insights.
- Voeg kolommen toe zoals Product en Tijdvak.
- Selecteer de relaties die dit product afnemen.
- Klik op drie puntjes > Workflows aanmaken.
[!NOTE] Start workflows alleen voor de huidige periode (lopende aangiftes).
Stap 4: Stel plannerregels in voor toekomstige workflows
- Voor maandklanten: maak een workflow aan voor de eerstvolgende maand en maak een plannerregel aan voor structurele herhaling.
- Voor kwartaalklanten: stel alleen een plannerregel in vanaf het volgende kwartaal.
- Voor jaarlijkse of incidentele processen (bijvoorbeeld de jaarrekening): plan per klant in.
Overzicht van workflowtemplates
Deze workflowtemplates worden meegeleverd tijdens de onboarding.
| Workflowtemplate | Toepassing |
|---|---|
| Aangifte BTW | Periodieke btw-aangiftes |
| Aangifte BTW suppletie | Correcties op btw-aangiftes |
| Aangifte Dividendbelasting | Dividenduitkeringen |
| Aangifte IB | Inkomstenbelasting |
| Aangifte ICP | Intracommunautaire prestaties |
| Aangifte VPB | Vennootschapsbelasting |
| Cliëntacceptatie & onboarding | Nieuwe klantprocessen (WWFT-proof) |
| Salarisverwerking | Maandelijkse loonadministratie |
| Samenstellen Jaarrekening | Jaarrekeningen opstellen en accorderen |
| Toeslagen | Aanvragen en wijzigingen toeslagen |
SBR-instellingen bij workflows
| Instelling | Uitleg / opties |
|---|---|
| Modus waarin aangifte wordt aangeboden | Ter ondertekening / Ter accordering / Ter informatie (alleen bericht in chat). |
| Rol van afzender teamlid | Namens wie wordt de aangifte verstuurd? (relatiebeheerder, accountant, fiscalist). |
| Automatisch doorzetten naar klantchat | Ja: direct vanuit de SBR-inbox doorzetten. Nee: handmatig of pas na afronding van de workflowfase. |
| Functie van geadresseerde contact | Naar wie wordt verstuurd? (primair contact, of functie zoals directeur/manager). |
| Begeleidend bericht | Vrij tekstveld om een persoonlijk bericht mee te sturen (bijvoorbeeld een accorderingsverzoek). |
| Workflow automatisch sluiten bij SBR-status voltooid | Ja: de workflow sluit zodra de SBR-status ‘voltooid’ is. |
| Chat automatisch sluiten bij SBR-status voltooid | Ja: mits er geen openstaande taken meer zijn. |
| Transitie lopende workflow | De lopende workflow wordt automatisch naar de juiste fase gezet zodra de SBR bij de klant wordt gepresenteerd. |
Laatst bijgewerkt op