Fase 5: testfase voorbereiden
Bereid de testfase van de implementatie voor: kies testrelaties, controleer de randvoorwaarden, werk met de SBR-inbox, vul het dossier en test een workflow.
Nu de basisinrichting staat, test je de workflowautomatisering in Mijn Kantoor. Door te starten met een kleine groep klanten en een terugkerende workflow, zoals BTW of aangifte loonheffing, ervaar je hoe processen automatisch verlopen en verzamel je waardevolle feedback.
Selecteer een testrelatie
Kies een bestaande relatie of maak een testrelatie aan. We raden aan om te beginnen met 1 tot 5 testrelaties, zodat de testfase overzichtelijk blijft.
Contacten worden automatisch uitgenodigd zodra er een aangifte klaarstaat. We raden je aan om relaties de eerste keer op deze manier uit te nodigen.
Randvoorwaarden om te kunnen testen
Voordat je een workflow kunt starten, moet de relatie aan deze voorwaarden voldoen:
| Randvoorwaarde | Toelichting |
|---|---|
| Contactpersoon met uniek e-mailadres | Nodig om de uitnodiging en taken te ontvangen. |
| Rollen correct ingesteld | De rollen die in het workflowtemplate zijn vastgelegd, moeten ook gekoppeld zijn aan de relatie (tabblad Teamleden). |
| Product gekoppeld | Het product uit het workflowtemplate moet gekoppeld zijn aan de relatie (tabblad Producten). |
| Fiscale kenmerken ingevuld | Onder Alle gegevens > Fiscale kenmerken: tijdvak, rechtsvorm, RSIN/BSN, OB-nummer (voor BTW) of loonheffingsnummer (voor LH). |
| SBR-instellingen ingevuld | Onder Alle gegevens > SBR: SBR-opties inschakelen en startdatum instellen (minimaal 1 dag vóór de aangifteperiode). |
| Administratie koppelen (indien van toepassing) | Administratie gekoppeld voor gekoppelde pakketten (Exact Online, Twinfield). |
Werken met de SBR-inbox
Mijn Kantoor gebruikt de SBR-functionaliteit om aangiften automatisch te verwerken:
- Op basis van RSIN/BSN, OB- of LH-nummer en rechtsvorm wordt een aangifte herkend en aangeboden aan de contactpersoon of contactpersonen bij een relatie.
- Aangiften komen binnen via het bronpakket of je uploadt ze handmatig (XBRL + PDF) via de SBR-inbox onder Verwerking.
- Workflows gaan automatisch door naar de juiste fase zodra de aangifte binnenkomt en daarna is goedgekeurd of afgewezen.
[!TIP] Houd tijdens de testfase het standaard workflowtemplate aan. Pas dit nog niet te veel aan, zodat je de werking van de automatisering goed leert kennen. Nadat je hebt getest, kun je het workflowtemplate verder naar wens aanpassen.
Het dossier voorbereiden
Een lege omgeving werkt minder prettig voor klanten. Zorg daarom dat er al stukken in het dossier staan voordat je klanten uitnodigt.
Goede startdocumenten zijn bijvoorbeeld permanente dossierstukken, zoals:
- ID-documenten
- Statuten
- Samenwerkingsovereenkomsten
Zo ervaren klanten direct de waarde van het dossier.
Belangrijk om te weten
- Het dossier is eigendom van het kantoor.
- Klanten kunnen documenten aanleveren, maar niet verplaatsen of verwijderen.
- Jij bepaalt altijd waar een document wordt opgeslagen.
Documenten kunnen op 4 manieren in het dossier komen
- De cliënt levert proactief documenten aan via een bericht. Die komen in de inbox en jij plaatst ze in de juiste map.
- De cliënt levert documenten aan via een uitvraagtaak. Die worden direct in de juiste map geplaatst.
- Een teamlid uploadt documenten in een dossiermap. Het aantal bestanden is onbeperkt, met een maximum van 100 MB per bestand.
- Een teamlid uploadt e-mails en bijbehorende documenten rechtstreeks vanuit de mailbox via de Outlook-plugin.
Test relaties uitnodigen
- Test relaties worden automatisch uitgenodigd zodra een aangifte naar hen wordt verstuurd.
- Zij ontvangen een e-mail met de uitnodiging om een wachtwoord aan te maken.
- Daarna kunnen ze direct inloggen om hun aangifte in te zien en goed te keuren.
Praktische testaanpak
- Start met 1 tot 5 relaties.
- Test met een terugkerende aangifte, zoals BTW of loonheffingen per maand.
- Vraag de klant actief om feedback over zijn of haar ervaring.
- Noteer bevindingen en pas waar nodig de instellingen van het workflowtemplate aan.
Een workflow testen
- Start een workflow (bijvoorbeeld BTW of LH).
- Volg het proces vanaf de automatische aangifte tot en met de accordering door de klant.
- Verzamel feedback en verfijn het workflowtemplate indien nodig.
Uitlegvideo over het voorbereiden van de testfase
Bekijk de video voor meer uitleg over het voorbereiden van de testfase tijdens de implementatie van Mijn Kantoor.
Laatst bijgewerkt op