Vraagposten
Uitleg over de vraagposten plugin: vraagposten uitzetten vanuit Exact Online, versturen naar klanten en afhandelen in Mijn Kantoor.
De vraagposten plugin van Mijn Kantoor maakt het mogelijk om direct vanuit Exact Online vraagposten uit te zetten bij klanten. Hierdoor verloopt de samenwerking sneller en overzichtelijker, omdat je ontbrekende facturen, betalingen of toelichtingen eenvoudig kunt uitvragen en verwerken.
Voorwaarden om te starten
Voordat je met de plugin kunt werken, moet aan het volgende voldaan zijn:
- De vraagposten plugin is geïnstalleerd in je browser.
- Je bent in dezelfde browser ingelogd in Mijn Kantoor.
- De administratie van de klant is gekoppeld via Beheer > Integraties > Exact Online > Instellen.
Pas daarna verschijnt in Exact Online bij de openstaande posten een extra kolom voor vraagposten. Meer informatie over het instellen van de browser plugin lees je in dit artikel: Vraagposten plugin instellen
Werking in Exact Online
- Klik bij een openstaande post op Uitvragen.
- Kies in de pop-up wat je wilt uitvragen:
- Ontbrekende factuur
- Ontbrekende betaling
- Toelichting benodigd
- Pas eventueel het standaardbericht aan. Per type vraagpost is een standaardbericht beschikbaar.
Klik daarna op Aanmaken. De vraagpost krijgt de status In afwachting van zending.
Vraagposten versturen
- Standaard worden vraagposten de volgende ochtend om 09:00 uur automatisch naar de klant verstuurd.
- Tot dat moment staan ze in Mijn Kantoor onder Verwerking > Vraagposten met de status Wacht op verzending.
Direct versturen
Wil je de vraagpost meteen versturen? Doe dan het volgende:
- Ga in Mijn Kantoor naar Verwerking > Vraagposten.
- Klik op de drie puntjes naast de vraagpost.
- Kies Vraagpost versturen.
[!WARNING] Handmatig versturen kan alleen per vraagpost, dus niet gebundeld.
Wat ziet de klant?
De klant ontvangt een bericht in de Mijn Kantoor-omgeving (chat of takenlijst). Bij een vraagpost heeft de klant de volgende opties:
- Document aanleveren (bijvoorbeeld een ontbrekende factuur).
- De klant kan bestanden uploaden.
- Jij ontvangt een taak om het document te controleren en af te handelen.
- Boeking markeren als privé-uitgave.
- Jij krijgt de taak om dit in de administratie af te handelen.
- Extra toelichting geven.
- De klant vult een bericht in.
- Jij krijgt de taak om de vraagpost verder af te handelen.
- Kan niet beantwoorden.
- De klant moet verplicht toelichten waarom.
- Jij beslist hoe je de post verder verwerkt.
Wanneer de klant een factuur uploadt of een duidelijke toelichting geeft, wordt de vraagpost automatisch voltooid. Alleen bij opties die actie van jou vragen (zoals privé-uitgaven of documenten) komt er nog een taak in jouw overzicht.
Video
Bekijk ook de onderstaande YouTube-video. Die laat zien hoe de vraagposten plugin werkt en wat zowel het teamlid als de relatie te zien krijgt.
Laatst bijgewerkt op