Teamleden en rollen

In Mijn Kantoor werk je met rollen om verantwoordelijkheden, workflows, autorisaties en communicatie richting cliënten te organiseren. Rollen bepalen welk teamlid welke taken uitvoert bij een relatie en namens wie acties en communicatie plaatsvinden. Een juiste inrichting van rollen is daarom essentieel voor een soepele werking van de software.

Wat zijn rollen?Link kopiëren

In Mijn Kantoor koppel je teamleden met rollen aan relaties (klanten). Een rol beschrijft welke verantwoordelijkheid een teamlid heeft bij een specifieke relatie. Denk bijvoorbeeld aan relatiebeheerder, accountant of een ondersteunende rol.

Rollen vormen een belangrijk fundament binnen de software, omdat ze:

• bepalen wie verantwoordelijk is voor welke stappen binnen workflows;
• invloed hebben op autorisaties (inzien en/of bewerken van relaties);
• zorgen voor een duidelijke taak- en verantwoordelijkheidsverdeling binnen je team.

Rollen en workflowsLink kopiëren

Rollen zijn nauw gekoppeld aan workflows:

• Per workflow en workflowfase bepaal je welke rol verantwoordelijk is voor een specifieke stap.
• Daarnaast kun je een overkoepelende hoofdverantwoordelijke rol instellen voor de gehele workflow.

Taken komen hierdoor automatisch bij de juiste teamleden terecht, zolang de rollen correct zijn ingericht en gekoppeld aan relaties.

Basisrollen en koppeling aan relatiesLink kopiëren

In Mijn Kantoor stel je eerst een set basisrollen in. Deze rollen zijn generiek en gelden voor alle relaties.

Vervolgens bepaal je per relatie welk teamlid welke rol draagt. Hierdoor kan hetzelfde teamlid bij de ene relatie een andere rol hebben dan bij een andere relatie.

Voorbeeld:

• Relatie A: teamlid Jan = Relatiebeheerder
• Relatie B: teamlid Jan = Accountant

Rollen en communicatie richting de cliëntLink kopiëren

Naast verantwoordelijkheden en autorisaties bepalen rollen ook namens welk teamlid de communicatie richting de cliënt plaatsvindt.

De gekoppelde rol bepaalt:

• namens welk teamlid een aangifte naar de cliënt wordt verstuurd;
• namens wie gegevensuitvragen worden gedaan;
• welk teamlid voor de cliënt zichtbaar is als aanspreekpunt bij communicatie vanuit Mijn Kantoor.

Dit zorgt voor consistente en herkenbare communicatie richting de cliënt, passend bij de interne verantwoordelijkheidsverdeling.

Rollen en autorisatiesLink kopiëren

Rollen zijn ook bepalend voor autorisaties:

• Raadpleger: mag een relatie inzien.
• Mutator: mag een relatie bewerken.

Een teamlid moet eerst via een rol aan een relatie gekoppeld zijn voordat hij of zij de relatie kan:

• zien (raadplegen);
• bewerken (muteren).

Zonder rolkoppeling heeft een teamlid dus geen toegang tot de relatie.

Rollen importerenLink kopiëren

Je kunt rolkoppelingen importeren via een importbestand. Dit is handig bij:

• eerste inrichting;
• herstructurering van verantwoordelijkheden;
• migraties of grote wijzigingen in het team.

Belangrijke voorwaarde bij importLink kopiëren

Om fouten en conflicten te voorkomen, geldt bij een rollenimport een verplichte werkwijze.

[!WARNING] Ontkoppel eerst alle bestaande rollen bij alle relaties, voordat je nieuwe rollen opnieuw importeert en koppelt.

Als bestaande rolkoppelingen blijven bestaan tijdens de import, kan dit leiden tot:

• dubbele of onjuiste verantwoordelijkheden;
• foutieve workflowtoewijzingen;
• problemen met autorisaties (geen of juist te veel toegang).

ImportbestandLink kopiëren

Gebruik voor het importeren van rollen het standaard rollen-importbestand: Importvoorbeeldbestand Rollen.

Zorg ervoor dat:

• alle verplichte kolommen zijn ingevuld;
• rolbenamingen exact overeenkomen met de ingestelde rollen in Mijn Kantoor;
• teamleden en relaties correct worden herkend.

SamenvattingLink kopiëren

• Rollen koppelen teamleden aan relaties en bepalen verantwoordelijkheden.
• Rollen sturen workflows, workflowfasen en hoofdverantwoordelijkheid.
• Rollen zijn noodzakelijk voor autorisaties (Raadpleger en Mutator).
• Importeren is mogelijk, maar alle bestaande rollen moeten eerst worden ontkoppeld.
• Gebruik altijd het standaard importbestand om fouten te voorkomen.