Standaarddocumenten meesturen

Je kunt standaarddocumenten automatisch meesturen bij een fase van een workflow. Zo laat je bijvoorbeeld loonheffingformulieren of een checklist voor de IB op het juiste moment in het proces automatisch verzenden naar je cliënt of teamlid.

Hoe werkt het?Link kopiëren

Binnen een workflow voeg je een automatisering toe die een document meestuurt. Dit kan intern (gericht aan een teamlid) en extern (gericht aan een cliënt).

StappenplanLink kopiëren

1. Ga naar Beheer > Workflows.
2. Open de workflow waarin je de automatisering wilt toevoegen.
3. Klik op de drie puntjes rechts van de fase waarin je het document wilt meesturen.
4. Kies het type automatisering:
   • Intern: gericht aan een teamlid
   • Extern: gericht aan een cliënt
5. Klik rechtsboven op het plusje om een nieuwe automatisering toe te voegen.
6. Kies Document.
7. Voeg een gedeeld document uit het interne dossier toe.

[!WARNING] Om documenten te kunnen toevoegen, moet je eerst de onderstaande stappen regelen.

Interne map aanmaken in het interne dossierLink kopiëren

Plaats eerst een document in een interne map die je kunt delen met relaties. Voeg deze map toe aan de interne kantoorrelatie, die vaak relatienummer 0000 heeft. De map wordt vervolgens zichtbaar onder de interne relatie van het kantoor. Koppel de map, indien van toepassing, met Google Drive, SharePoint of Dropbox.

Lees hoe je een interne map koppelt in Nieuwe interne dossiermap koppelen.

Document toevoegen aan het interne dossierLink kopiëren

1. Voeg het gewenste document toe aan de zojuist aangemaakte gedeelde map binnen de kantoorrelatie.

Voorbeelden van standaardformulieren die je kunt toevoegen:

• Loonheffingformulier
• Checklist inkomstenbelasting (IB)
• Machtigingsformulier

Als het document in het interne dossier staat, kun je het via de workflowfase automatisch laten meesturen met de automatisering die je hebt ingesteld.