Outlook-plugin

Met de Outlook add-in van Mijn Kantoor koppel je eenvoudig e-mails en bijlagen aan klantdossiers. Op deze pagina lees je hoe je de add-in installeert en gebruikt.

Wat doet de add-in?Link kopiëren

• E-mails opslaan als HTML-document in Mijn Kantoor
• Bijlagen los of als onderdeel van de e-mail opslaan
• Relatie selecteren op basis van het e-mailadres (de keuze wordt per e-mail onthouden)
• Dossiermap en periode/jaar kiezen
• Waarschuwingen tonen bij mappen die gedeeld zijn met klanten

InstallatiehandleidingLink kopiëren

Doorloop onderstaande stappen om de Outlook-plugin toe te voegen aan je individuele Outlook-account.

1. Ga naar https://aka.ms/olksideload en log indien nodig in met je Microsoft-account. Er verschijnt een venster over Outlook heen.
2. Klik links op Mijn invoegtoepassingen.
3. Scroll naar beneden en klik op Aangepaste invoegtoepassing toevoegen.
4. Kies Toevoegen met behulp van URL.
5. Voeg deze URL in: https://outlook-addin.mijnkantoorapp.nl/manifest.xml
6. Ververs de browser (druk op F5).

[!NOTE] Als de add-in correct werkt, kan een beheerder deze later ook organisatiebreed installeren. Zorg eerst dat de individuele installatie goed functioneert.

Organisatiebrede installatieLink kopiëren

Volg onderstaande stappen om de Mijn Kantoor add-in via het Microsoft 365 Admin Center centraal beschikbaar te stellen voor alle gebruikers binnen je organisatie.

VoorwaardenLink kopiëren

• Je bent Microsoft 365 Global Administrator.
• Outlook wordt gebruikt binnen Microsoft 365 (Exchange Online).

StappenplanLink kopiëren

1. Ga naar het Microsoft 365 Admin Center.
2. Klik in het linkermenu op Instellingen > Geïntegreerde apps.
3. Klik op Add-ins beheren.
4. Klik op + Implementeren > Aangepaste add-in.
5. Kies Toevoegen met behulp van URL.
6. Voer deze URL in: https://outlook-addin.mijnkantoorapp.nl/manifest.xml
7. Klik op Volgende.
8. Selecteer Iedereen of kies specifieke gebruikers of groepen.
9. Kies Automatisch installeren (aanbevolen).
10. Klik op Voltooien.

Na enkele minuten is de add-in beschikbaar voor de gekozen gebruikers. Zij hoeven alleen nog eenmalig in te loggen.

De add-in gebruikenLink kopiëren

Zodra de add-in is toegevoegd, gebruik je hem als volgt:

1. Open een e-mail in Outlook.
2. Klik rechtsboven op het apps-icoontje (lijkt op een wafel).
3. Kies MijnKantoor.
4. Pin de add-in optioneel met het punaise-icoontje, zodat deze altijd zichtbaar is.
5. Open de plugin en log in met je Mijn Kantoor-account (dit kan twee keer nodig zijn).
6. Selecteer de betreffende relatie in Mijn Kantoor (de keuze wordt lokaal onthouden op basis van het e-mailadres).
7. Kies of je een bijlage wilt opslaan, eventueel met een jaartal voor de bijlage.

Automatisch labelen van verwerkte e-mailsLink kopiëren

Na het succesvol opslaan van een e-mail via de Mijn Kantoor add-in krijgt deze automatisch de categorie MijnKantoor. Zo zie je in één oogopslag welke e-mails al verwerkt zijn. Dat voorkomt dubbele acties en houdt je mailbox overzichtelijk.

[!NOTE] Deze categorie moet eenmalig handmatig worden aangemaakt in Outlook voordat je hem kunt gebruiken. Outlook maakt namelijk geen nieuwe categorieën automatisch aan via een add-in.

Zo maak je de categorie MijnKantoor aanLink kopiëren

1. Open Outlook (desktopversie).
2. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige e-mail.
3. Ga naar Categoriseren > Alle categorieën….
4. Klik op Nieuw….
5. Vul als naam MijnKantoor in (let op hoofd- en kleine letters).
6. Kies optioneel een kleur, bijvoorbeeld blauw of groen.
7. Klik op OK.
8. Sluit het venster.

Vanaf nu wordt de categorie automatisch toegepast op verwerkte e-mails.

Ondersteunde Outlook-versiesLink kopiëren

De add-in werkt momenteel alleen in de volgende Outlook-versies:

• Outlook 365 klassiek (desktop)
• Outlook 365 nieuw (desktop)
• Outlook Web (browser)

[!WARNING] Andere versies van Outlook worden op dit moment niet ondersteund.

Relatie onthouden per e-mailadresLink kopiëren

Zodra je een e-mail verwerkt (de laatste stap), vraagt de add-in of je e-mails van dit adres voortaan altijd aan deze relatie wilt koppelen. Dit werkt alleen als er maar één relatie is geselecteerd.

De volgende keer dat je een e-mail van dit adres selecteert, wordt de relatie direct geselecteerd. Verwijder je de relatie dan uit de selectie, dan wordt deze koppeling ook direct opgeruimd.

[!NOTE] De koppeling tussen e-mailadres en relatie geldt alleen op je eigen pc.