Workflows in bulk starten en plannen

Met workflows in bulk maak en plan je workflows voor veel relaties tegelijk, in plaats van dit één voor één per relatie te doen. Je gebruikt dit wanneer je dezelfde dienstverlening voor een groep relaties uitvoert.

Stap 1: Het gekoppelde product toekennenLink kopiëren

Zorg eerst dat de relaties die een dienstverlening bij jou afnemen het juiste product hebben. Zo kun je gemakkelijk filteren op deze relaties en ze selecteren om de workflow voor aan te maken. Je kunt dit op twee manieren doen.

Optie 1: Handmatig per relatie in de CRM-moduleLink kopiëren

1. Ga naar CRM > Relaties.
2. Selecteer de relatie waaraan je het product wilt toevoegen.
3. Klik op het tabblad Producten.
4. Klik rechtsboven op het potloodje.
5. Selecteer in het scherm dat opent de producten en eventuele pakketten die deze relatie van jou afneemt.

Optie 2: In bulk producten toewijzen via Relatie InsightsLink kopiëren

Je kunt producten ook in bulk aan je relaties toewijzen via Relatie Insights. Voor de cliënten voor wie je de aangifte IB verzorgt, selecteer je bijvoorbeeld alle relaties van het type persoon of met relatiesoort cliënt IB. Via de bulk acties ken je daarna het product toe.

1. Open CRM > Relatie Insights.
2. Voeg de kolom Veld toe.
3. Selecteer bij de filters Persoon.
4. Klik op Selectiemodus > Alles in het systeem.
5. Klik op de puntjes naast de selectiemodus.
6. Selecteer de bulk actie Product toekennen.
7. Kies het product Aangifte IB.
8. Klik op Opslaan.

Alle relaties van het type persoon hebben nu het product Aangifte IB toegekend gekregen.

Stap 2: Workflows aanmaken voor relatiesLink kopiëren

Maak de workflows voor deze relaties als volgt aan:

1. Ga naar de CRM-module.
2. Voeg een kolom toe met Heeft product en, indien van toepassing, ook het tijdvak van de dienstverlening.
3. Selecteer alle relevante relaties in het systeem.
4. Klik op de puntjes rechts van de selectiemodus.
5. Kies de bulk actie Workflows aanmaken voor de geselecteerde relaties, gekoppeld aan het betreffende product.

Stap 3: Plannerregels aanmakenLink kopiëren

Voeg na het aanmaken van de workflows plannerregels toe. Zo worden de workflows op de juiste momenten uitgevoerd.

Workflows met een duidelijke deadlineLink kopiëren

Workflows met een duidelijke deadline, zoals de aangifte BTW voor maand- of kwartaalklanten, maak je direct via Relatie Insights aan. Dit gaat op dezelfde manier als het aanmaken van de workflows.

Workflows zonder vaste deadlineLink kopiëren

Bij workflows zonder vaste deadline, zoals jaarwerk, raden we aan de plannerregel pas aan te maken nadat de workflow is opgestart. Zo wordt de workflow voor het volgende jaar pas aangemaakt op het moment dat je de workflow in het huidige jaar hebt opgestart.

Zo start en plan je workflows efficiënt in bulk, waardoor je tijd bespaart en je processen optimaliseert.