Documenten laten ondertekenen
Leer hoe je klanten documenten digitaal laat ondertekenen via de powertools in een bericht, automatisch via een workflow of met Legalsign, en hoe je het log bekijkt.
Met Mijn Kantoor laat je klanten documenten digitaal ondertekenen, bijvoorbeeld algemene voorwaarden, aangiften of overeenkomsten. Dat doe je handmatig via de powertools in een bericht of automatisch via een workflow template.
Handmatig of automatisch ondertekenen
Je kunt op twee manieren laten ondertekenen: handmatig via de powertools binnen een lopend bericht, of automatisch via een ingericht workflow template. Bij de automatische manier wordt een binnenkomend document uit een bronpakket automatisch in een aan de workflow gekoppeld bericht geplaatst, met een vooraf bepaalde tekst, afzender (rol) en geadresseerde (voorkeur contact).
De uitleg op deze pagina gaat uit van de handmatige variant. De automatische variant werkt op een vergelijkbare manier, maar start zichzelf vanuit een workflow in combinatie met een aangifte of jaarrekening uit een bronpakket.
Lees meer over de achtergrond van digitaal ondertekenen in het blog Rechtsgeldig digitaal ondertekenen: uiteindelijk draait het om bewijskracht.
Varianten voor ondertekenen
Mijn Kantoor biedt twee varianten voor het ondertekenen.
Ondertekenen in Mijn Kantoor
Je laat een willekeurig document of meerdere documenten uit het dossier ondertekenen. De klant kan via de app of via de website een handtekening zetten. De transactie wordt gelogd met de gebruikersnaam, datum, tijdstip en de feitelijke handtekening. Dit wordt vaak gebruikt voor algemene voorwaarden en aangiften.
Per transactie kan slechts één gebruiker ondertekenen. De gebruiker die moet ondertekenen, moet deelnemer zijn in de chat waarin de transactie wordt aangeboden.
De bewijskracht van de transactie wordt los van de applicatie gelogd en gekoppeld aan het dossieritem.
Ondertekenen via Legalsign
Legalsign is een add-on op Mijn Kantoor. Een klant kan hiermee een pdf-document ondertekenen. De transactie wordt gelogd met de gebruikersnaam, datum en tijdstip. De handtekening van de ondertekenaars en het transactiecertificaat worden op het document geplaatst. Het getekende document wordt teruggeplaatst in het dossier. Meerdere gebruikers kunnen ondertekenen.
De bewijskracht van de transactie kan worden geleverd door het document te downloaden. Meer informatie vind je op de website van Legalsign.
[!TIP] Voor het ondertekenen van overeenkomsten adviseren wij altijd het gebruik van Legalsign.
Video: Documenten laten ondertekenen
Handmatig ondertekenen
Stap 1: Open een bericht
Maak een nieuw bericht aan of open een bestaand bericht. Ga naar het tekstvenster onderin het bericht.
Stap 2: Open de powertools
Klik op de + knop om de powertools te openen. Kies de optie Document laten ondertekenen.
Stap 3: Kies de documenten
Er verschijnt een pop-up waarin je een of meerdere documenten uit het dossier selecteert die je wilt laten ondertekenen.
Stap 4: Selecteer uit dossier of upload een bestand
Klik op Selecteer uit dossier of Bestand uploaden. Hiermee bepaal je of je een document uit het clientdossier laat accorderen of een bestand vanaf je computer uploadt ter accordering. Als je kiest voor Selecteer uit dossier, opent het clientdossier.
Stap 5: Plaats de ondertekentaak
Selecteer de documenten. Je kunt eventueel een bericht voor de klant toevoegen en een datum waarop de klant de transactie moet hebben afgewikkeld.
De optie Personen automatisch herinneren aan deze taak staat standaard aan. Je kunt deze uitzetten. De klant ontvangt dan geen automatische herinnering.
Klik op plaatsen. De ondertekentaak en het bijbehorende bericht worden in het bericht geplaatst.
Via het tabblad Taken in het bericht zie je de taak.
De klant ziet dezelfde weergave. De status van de taak staat bij de klant echter op "taak uitvoeren".
Stap 6: De klant ondertekent of keurt af
De klant ondertekent de documenten of keurt ze af, met een reden.
Goedkeuren: de klant kiest Ik ga akkoord met de onderstaande documenten.
Afkeuren: de klant kiest Documenten afkeuren en geeft een reden van afkeuring.
Als een klant de documenten afkeurt, moet hij daarvan een reden geven. Via het bericht kun je er vervolgens makkelijk met de klant over in gesprek gaan.
Stap 7: Bekijk de transactielog
Je bekijkt de transactielog via het dossier of door de voltooide taak te openen. Je ziet dan precies wie wanneer, hoe laat en op welke plaats heeft ondertekend.
Taaklog:
Dossierlog:
Laatst bijgewerkt op