Berichtenmodule gebruiken

Met de berichtenmodule communiceer je transparant met je cliënten en collega's, via chat of e-mail. Je gebruikt de module voor al het contact met cliënten, omdat elk bericht gekoppeld is aan CRM, werkprocessen en het cliëntdossier.

Waarom de berichtenmoduleLink kopiëren

De essentie van de berichtenmodule is dat communicatie transparant is en onderling gedeeld wordt. Op die manier is er altijd een traceerbaar overzicht van wat er met de cliënt gecommuniceerd is, wat het team helpt om efficiënter tot een resultaat te komen voor de cliënt. Het bericht is altijd gekoppeld aan CRM, werkprocessen en het cliëntdossier. Daarom is de communicatie altijd snel, makkelijk, gericht op de cliënt en wordt deze meteen ook vastgelegd op cliëntniveau.

De berichtenmodule biedt de mogelijkheid om op twee manieren te communiceren, namelijk via e-mail of chat. Het versturen van e-mails kan eenvoudig door in te loggen op het portaal via de browser. Chatten met je cliënten kan zowel via de browser als via de mobiele applicatie van Mijn Kantoor.

ChatLink kopiëren

De chatfunctie is WhatsApp-achtige communicatie waarmee je met je cliënten kunt chatten en alle powertools tot je beschikking hebt. Je kunt bestanden uploaden en delen met je cliënt, gegevens uitvragen, documenten laten accorderen of digitaal laten ondertekenen.

De berichtenmodule kan notificaties versturen via chat en e-mail. Wanneer er een nieuw bericht voor je cliënt klaarstaat, kan de cliënt instellen daarvan een notificatie te ontvangen. Vervolgens kan de cliënt inloggen op het platform en kennisnemen van je bericht.

De berichtenmodule is gekoppeld aan taken, workflows en dossiers. Vanuit de berichten wordt er een koppeling gelegd met het proces waar de cliënt in zit. Hierdoor kunnen zowel de cliënt als het kantoor makkelijk navigeren naar andere tabbladen waarover de communicatie gaat. Zo kun je zowel interne communicatie met je collega's als externe communicatie met je cliënten vastleggen.

Interne en privéchatsLink kopiëren

De interne communicatie is een interne chat met je collega's over het proces waar cliënten geen deelgenoot van zijn. Dat herken je aan een klein slotje als logo op het chatbericht. Je kunt dus ook extern communiceren en groepschats aanleggen.

Je kunt ook een privéchat starten met een collega of cliënt. Deze is niet zichtbaar voor andere teamleden of contactpersonen.

De communicatie is direct gekoppeld aan het cliëntdossier en kan als pdf-bestand worden opgeslagen in het dossier.

E-mailLink kopiëren

Is e-mailen volledig uitgebannen? Absoluut niet! Je zult nog altijd met je nieuwe klanten e-mailen, of cliënten zullen zelf nog e-mails sturen. Daarvoor is er een makkelijke functionaliteit op het platform om de mailbox van een medewerker aan het platform te koppelen. Van daaruit sla je een e-mail snel op in het dossier, inclusief de bijlagen die zijn ingestuurd. Je wijst de e-mail gemakkelijk toe aan bepaalde mappen en wikkelt van daaruit ook taken af. Hierover kun je meer lezen onder "mailbox koppelen".

Functionaliteiten van de berichtenmoduleLink kopiëren

Bericht aanmakenLink kopiëren

Je maakt eenvoudig een chatbericht of e-mail aan door op het gele plusje te klikken. Er wordt dan een scherm geopend waarin je het volgende kunt instellen:

• Het onderwerp, de desbetreffende cliënt en de contactpersoon of het procesteam.
• Of het een e-mail of een chat is.
• Of het een interne chat met je collega is of een chat met de cliënt.
• Of het bericht na verzending in de archieven wordt opgeslagen.
• Een label voor het bericht. Labels stel je in via Beheer > Labels.

Met een label maak je berichten beter zichtbaar voor je team en vind je ze eenvoudig terug met de filteropties.

Berichten verversenLink kopiëren

Klik links boven op de ronde pijlen om je berichtenbak te verversen.

ZoekbalkLink kopiëren

In de zoekbalk zoek je op onderwerp, cliëntnaam of woorden. Berichten met deze kenmerken komen dan naar boven.

FiltersLink kopiëren

Naast de zoekbalk kun je ook specifieker zoeken door op de trechter (filter) te klikken. Er wordt dan een klein tabblad geopend met verschillende opties waaruit je kunt kiezen. Zo vind je berichten op meerdere zoekcriteria.

Inbox alleLink kopiëren

Toont alle berichten waarin jij betrokken bent (waarvan jij deelnemer bent).

Inbox ongelabeldLink kopiëren

Toont de berichten zonder label waarin jij betrokken bent.

AlleLink kopiëren

Toont zowel de berichten waarin jij betrokken bent als de berichten van je collega's onderling of tussen je collega's en klanten, waarin jij geen deelnemer bent.

Archief / geslotenLink kopiëren

Als je een bericht archiveert, wordt het uit de inbox gehaald en naar de archiefbox verplaatst. Je kiest of je het bericht alleen voor jezelf archiveert of ook voor al je collega's. De klant kan nog altijd op het bericht terugkomen en opnieuw een bericht in die chat plaatsen.

Als je de chat sluit, wordt het bericht gesloten en gearchiveerd. De klant kan dan geen nieuw bericht meer in die chat plaatsen, maar kan het bericht en de documenten nog wel inzien. Als kantoor kun je een gesloten bericht altijd herstarten.

LabelsLink kopiëren

Labels zijn handige tags die je aan je berichten kunt toevoegen. Binnen de berichtenmodule maak je nieuwe labels door linksonder op de grijze balk (nieuw label) te klikken. Bij het maken van een label kun je een beschrijving toevoegen om het doel van het label te verduidelijken. Het gebruik van kleur is een belangrijke intuïtieve functionaliteit. Je kunt iedere kleur kiezen.

[!TIP] Gebruik berichtlabels om berichten te taggen en te filteren op basis van de inhoud.