Dossier vullen

Nadat je het cliëntdossier hebt ingericht (beheer) voor kantoorgebruik en de mappen hebt ontsloten naar cliënten, vul je het dossier met relevante dossieritems. Op deze pagina lees je hoe dat kan.

Begin met permanente dossierstukkenLink kopiëren

[!TIP] Zorg dat er voordat je cliënten uitnodigt één of meerdere dossieritems in het dossier van de cliënt staan. Permanente dossierstukken lenen zich goed als startpositie. In deze stukken zit veel toegevoegde waarde voor cliënten. Zij kunnen dan online en via de app makkelijk stukken raadplegen, zoals leningovereenkomsten, statuten en samenwerkingsovereenkomsten. Het permanente dossier wordt hierdoor een product of dienst van het kantoor in plaats van een interne vaktechnische aangelegenheid.

Eigendom van het dossierLink kopiëren

Een belangrijk uitgangspunt is dat het dossier eigendom is van de accountant. Een cliënt kan daarom alleen raadplegen en geen dossierstukken bewerken of verplaatsen. Ook kan een cliënt niet zelfstandig dossiermappen vullen. Een cliënt kan uitsluitend stukken aanleveren via een bericht, met of zonder documentuitvraagtaak. De accountant bepaalt of en waar het dossierstuk wordt opgeslagen.

Achtergrond over wet- en regelgevingLink kopiëren

Lees meer over de aandachtspunten voor een online dossier in de cloud in relatie tot wet- en regelgeving: De cloud en dossiervoering: 5 spelregels voor accountants - Mijn Kantoor

Manieren om het dossier te vullenLink kopiëren

Het dossier vullen kan op 5 manieren:

1. Een cliënt levert proactief stukken aan via een bericht, zonder dat daarvoor een documentuitvraagtaak is gegeven. Dit dossierstuk komt in de Inbox (standaard ingestelde map). Vanuit de Inbox verplaatst een medewerker het document naar de map waar het thuishoort.
2. Een cliënt levert reactief stukken aan via een bericht op basis van een documentuitvraagtaak. De upload komt direct in de juiste map, die de accountant vooraf heeft geselecteerd.
3. Een medewerker van het kantoor uploadt een of meerdere stukken in een dossiermap. De maximale upload per bestand is 100 MB. De upload per keer is niet gelimiteerd. Mijn Kantoor uploadt de batch en importeert de geselecteerde bestanden per stuk.
4. (binnenkort leverbaar) Een migratietool die je op het netwerk of een pc van het kantoor kunt installeren. Deze tool (software) stuurt mappen in hun geheel naar een cliëntdossier binnen Mijn Kantoor.
5. Via dossierintegratie met een bron(cloud)applicatie via API.