Automatiseringen

In iedere workflowfase kun je automatiseringen instellen om taken en communicatie te stroomlijnen. Zo laat je automatisch een bericht naar de relatie sturen, een taak aanmaken, documenten opvragen of bestanden meesturen, zoals de checklist voor de IB-aangifte of andere invulformulieren.

Binnen workflows kies je uit interne en externe automatiseringen. Zo werk je efficiënter en houd je realtime overzicht op je processen.

Automatiseringen instellen per workflowfaseLink kopiëren

1. Ga naar de desbetreffende workflowfase.
2. Klik op de drie puntjes > Bewerken.
3. Kies tussen Interne automatiseringen (binnen het kantoor) of Externe automatiseringen (richting de klant).

Interne automatiseringenLink kopiëren

Een interne automatisering maak je aan met de volgende instellingen:

1. Stel de afzender in. Bepaal of de automatisering wordt verzonden door een teamlid met een specifieke rol of door een procesteam.
2. Stel de ontvanger in. Bepaal aan wie de automatisering wordt gestuurd of toegewezen. Dit kan een teamlid met een specifieke rol zijn of een procesteam. Je kunt ook kiezen om de automatisering automatisch te laten toekennen aan het eerste teamlid met de gekozen rol.

Externe automatiseringenLink kopiëren

Een externe automatisering maak je aan met de volgende instellingen:

1. Stel de afzender in. Bepaal namens wie de automatisering wordt verzonden. Dit kan een teamlid met een specifieke rol zijn of een procesteam.
2. Stel de ontvanger in. Bepaal aan wie de automatisering wordt verzonden of toegewezen. Dit kan een contact met een specifieke functie zijn of het voorkeurscontactpersoon of enige contactpersoon.

Beschikbare automatiseringenLink kopiëren

• Taak: het contact of teamlid moet iets afronden.
• Bericht: automatische communicatie naar de klant of het teamlid.
• Gegevensuitvraag: vraag documenten uit en bepaal ook waar deze worden opgeslagen in het dossier.
• Document: bijvoorbeeld een formulier dat automatisch wordt gestuurd vanuit het interne dossier.