E-mailverwerking

Door de mailintegratie met Gmail of Outlook te activeren, kunnen e-mails van en naar jouw relaties ook worden geregistreerd in Mijn Kantoor. Dit artikel legt uit hoe e-mails binnen Mijn Kantoor automatisch of handmatig worden gekoppeld aan een relatie vanuit Outlook of Gmail. Stel de koppeling eerst juist in.

Voorkeurscommunicatie instellenLink kopiëren

Voordat je de e-mails gaat verwerken, stel je op relatieniveau de voorkeurscommunicatie in. Hier bepaal je wie de voorkeurscontactpersoon is en of je per e-mail, chat of beide communiceert met deze relatie.

1. Ga naar de CRM-module.
2. Selecteer de relatie.
3. Open het tabblad Alle gegevens.
4. Ga naar Contactinformatie.

Naast de chat kun je ook alle berichten, taken en documentuitvragen die je naar een relatie wilt sturen, in de e-mail laten landen. Kies hiervoor in de CRM-module op relatieniveau, bij het tabblad Alle gegevens, welke voorkeurscommunicatie je met de relatie wilt hebben: chat of e-mail. Wanneer je deze instelling opslaat, vindt elke vorm van communicatie met de relatie (uitgaand) via de mail plaats.

Verschil tussen chat en e-mailLink kopiëren

• Bij voorkeurscommunicatie chat heeft de relatie toegang tot het platform van Mijn Kantoor en kan hij of zij chatten via de browser en mobiele app. De relatie kan ook e-mails versturen. Vanuit het kantoor beredeneerd: hiermee heeft de relatie toegang tot zijn of haar dossier en alles wat je open kunt zetten voor relaties.
• Bij voorkeurscommunicatie e-mail heeft de relatie geen toegang tot zijn of haar dossier, de mobiele app en andere weergaven binnen Mijn Kantoor. De communicatie wordt namens het kantoor via de mail bij de relatie afgeleverd.

Inkomende e-mailsLink kopiëren

Mijn Kantoor haalt elke 5 minuten de nieuwste berichten binnen vanuit jouw gekoppelde mailbox. De e-mails komen eerst binnen in de verwerkingsmodule (Verwerking > E-mail verwerking). Teamleden met de rol manager zien alle e-mails die hier binnenkomen. Overige teamleden zien alleen e-mails van adressen waaraan zij gekoppeld zijn via hun e-mailadres, een rol of een team. Elke 5 minuten probeert Mijn Kantoor de openstaande e-mails te verwerken en daarmee een chat of mail te starten.

Waarom een e-mail niet wordt verwerktLink kopiëren

De reden waarom een e-mail niet verwerkt kan worden, vind je terug in de verwerkingsmodule. Open de ongeldige status om de foutmelding te bekijken. Vaak kun je het probleem zelf oplossen, bijvoorbeeld door een contact aan te maken of het e-mailadres te koppelen aan een bestaand contact. Na het oplossen laat je de e-mail opnieuw verwerken door te klikken op opnieuw proberen. Hoe meer problemen je oplost, hoe slimmer de verwerking wordt.

E-mails verwerken voor het dossierLink kopiëren

E-mails die je opslaat in het dossier worden niet automatisch verwerkt, zoals bij berichtverwerking wel gebeurt. Deze e-mails krijgen de status Handmatig verwerken. Via de dossierknop in de lijst onder Verwerking > E-mail verwerking sla je de e-mail en bijlagen handmatig op in het dossier. Deze knop is ook zichtbaar bij e-mails die wel verwerkt zijn naar een bericht, voor als je de bijlagen en de e-mail toch in het dossier wilt opslaan.

Is de e-mail een reactie op een eerder opgeslagen e-mail, dan kun je de e-mail samenvoegen met een document dat al in het dossier staat. Mijn Kantoor probeert automatisch de e-mail te vinden die al is opgeslagen. Kies je voor deze optie, dan wordt de originele e-mail in het dossier getoond als gerelateerd document.

Je kunt de bijlagen ook opslaan als subdocument of gerelateerd document. Dan is alleen het bericht zichtbaar in het dossier en worden de bijlagen getoond als gerelateerd document. Per bijlage kies je of je deze wilt opslaan in het dossier en op welke locatie. Als de e-mail is verwerkt in het dossier, krijgt deze de status verwerkt.

E-mails blokkeren voor verwerkingLink kopiëren

In de e-mailverwerkingslijst staat een extra tabblad Niet verwerken. De functionaliteit is vergelijkbaar met het archiveren van berichten en SBR-aangiften. E-mails die je markeert als niet verwerken worden niet verwerkt als bericht en kunnen niet worden opgeslagen in het dossier, tenzij je de e-mail via de optieknop weer openstelt voor verwerking.

Stuurt een contact een reactie op een e-mail die vanuit Mijn Kantoor is verzonden, dan wordt de verantwoordelijke van het e-mailadres op de hoogte gebracht.

Afzenders beherenLink kopiëren

In de e-mailverwerkingslijst staat het tabblad Afzenders. Hier staan afzenders die geblokkeerd zijn of handmatig verwerkt moeten worden. Wil je een e-mailadres niet meer handmatig verwerken, dan verwijder je het uit de afzenderslijst.

Uitgaande e-mailsLink kopiëren

Op het tabblad Uitgaand staan alle e-mails die je vanuit Mijn Kantoor naar je relaties of collega’s hebt verstuurd. Hiermee controleer je of je e-mail goed bij de relatie is terechtgekomen.

StatussenLink kopiëren

• Open – Het systeem probeert de e-mail te verwerken naar een chat.
• Verwerkt – De e-mail is verwerkt.
• Fatale fout – De e-mail kon niet verwerkt worden door een error die je zelf niet kunt oplossen. Contact opnemen met MKA-support is vereist.
• Ongeldig – De e-mail kon niet verwerkt worden door een fout die je zelf kunt oplossen.
• Handmatig verwerken / wacht op verwerking – Het systeem verwerkt de e-mail niet automatisch, omdat is ingesteld dat e-mails van deze afzender handmatig worden verwerkt.
• Genegeerd – De e-mail wordt niet verwerkt, omdat dit voor de afzender is ingesteld.

Veelvoorkomende foutmeldingenLink kopiëren

Hieronder vind je een overzicht van veelvoorkomende foutmeldingen en wat ze betekenen.