CRM-inrichting
Uitleg over de inrichting van het CRM in Mijn Kantoor: relaties, contacten en unieke nummers, het importeren van data en de velden die processen aansturen.
CRM is de basis voor de werking van het integratie- en het communicatieplatform. Het bevat alle relevante informatie over relaties, contacten en de (service)medewerkers van het kantoor, genaamd Teamleden. Je richt het CRM in als een van de eerste stappen na de instellingen, tijdens de implementatie van Mijn Kantoor.
Hoe hangt het CRM samen?
Alle facetten van het CRM zijn onderling verbonden. Zo is een contact (persoon) altijd uniek en gekoppeld aan een of meerdere relaties. Hiermee borgen we dat een persoon (user) altijd op één plek (app of web) toegang kan krijgen tot alle voor hem of haar relevante informatie (dossiers, taken, berichten, notities), zonder met een andere gebruikersnaam of een ander wachtwoord opnieuw te moeten inloggen. Aan een relatie is altijd een dossier verbonden. Voor het interne dossier volgt dat dossier de structuur zoals die onder instellingen is ingesteld.
Dit betekent het volgende:
- Een contact is een persoon waarmee je communiceert en die straks inlogt in Mijn Kantoor en daarmee toegang krijgt tot gedeelde mappen in het relatiedossier.
- Een relatie is een entiteit waarvoor je als kantoor iets doet (service of diensten).
- Een contact kan gekoppeld zijn aan een of meerdere relaties in een bepaalde hoedanigheid (functie, e-mailadres, telefoon).
Relatietype voor aangiften IB
Voor het verwerken van aangiften IB en het veilig ontsluiten van het IB-dossier aan een belanghebbende moet aan een contact (persoon) altijd een relatietype Persoon gekoppeld zijn, tenzij het een eenmanszaak is. Het aan de relatie gekoppelde RSIN of BSN nummer is leidend voor de ontvangst en match van een binnenkomende aangifte uit een bronpakket.
Voorbeeld
Jan Lammers en Henk de Vries hebben een onderneming, De Vries Fietsen Vof.
De Vries Fietsen Vof is een relatie van het type organisatie. Aan de relatie is een dossier gekoppeld. Daarin hebben zowel Jan als Henk toegang. Ze zijn immers firmanten en zijn beiden gerechtigd tot het dossier.
Voor de aangifte IB van de heren maak je een relatie Persoon aan:
- Cliënt Jan Lammers (persoon): je koppelt de bestaande persoon Jan Lammers.
- Cliënt Henk de Vries (persoon): je koppelt de bestaande persoon Henk de Vries.
Hierdoor hebben Jan en Henk ook beiden toegang tot een persoonlijk dossier met daarin de aangifte IB en aan te leveren stukken.
Uniek identificerende kenmerken
Een contact heeft altijd een uniek nummer. Een cliënt heeft ook altijd een uniek nummer.
- Een relatie van het type organisatie heeft een RSIN nummer, tenzij het een eenmanszaak is.
- Een relatie van het type organisatie met rechtsvorm eenmanszaak heeft een BSN nummer en een apart BTW ID nummer.
- Een relatie van het type persoon heeft een BSN nummer en een apart BTW ID nummer.
Daarnaast zijn er uiteraard andere unieke kenmerken, zoals het BTW nummer en het LB nummer. Die zijn voor de integraties met bronpakketten minder belangrijk dan het RSIN of BSN nummer waarop aangiften worden gematched.
Hoe krijg je de data in het CRM?
Omdat het CRM de basis is voor de werking, is het een van de belangrijkste stappen (na de instellingen) tijdens de implementatie van Mijn Kantoor. Je hebt 2 mogelijkheden om de data zo volledig en juist mogelijk in het CRM te krijgen:
- Gebruik een integratie met een (bron)pakket. Dit kan een applicatie zijn die het kantoor als CRM beschouwt, maar vaak is het een applicatie waarmee het kantoor klanten factureert. De data in zo'n applicatie is meestal goed georganiseerd. Ook koppelen we soms met fiscale pakketten waarin relaties en contacten staan. In die gevallen synchroniseren we de data naar Mijn Kantoor. Daarna wordt Mijn Kantoor vaak het leidende CRM-pakket en wordt het ook leidend gemaakt in de synchronisatie.
- Importeer een Excel- of CSV-bestand. Het kantoor maakt dit bestand op basis van een export uit een bronpakket en vult het aan met relevante gegevens voor het CRM van Mijn Kantoor. Als format hebben we een sheet beschikbaar met 2 tabbladen: relaties en contacten. Dit format helpt om een goed leesbare structuur te creëren.
[!TIP] Let bij het importeren in het bijzonder op de relatie tussen een uniek persoon en de koppeling met een of meerdere relaties. Een persoon en een relatie hebben altijd een uniek nummer. De relatie tussen een uniek persoon met een uniek nummer en soms meerdere relaties moet goed uit de opgebouwde spreadsheet blijken. De groen gearceerde velden zijn de minimale variabelen die je moet importeren. Bekijk het format voor het importeren van relaties en contacten.
Belangrijke overweging vooraf
Mijn Kantoor komt het best tot zijn recht als je zoveel mogelijk variabelen in het CRM vult. Het is minstens zo belangrijk om ze goed te onderhouden. Onderhoud heeft altijd te maken met processen: data wordt niet vanzelf onderhouden. Spreek hiervoor processen af in de vorm van handelingen, gedrag en instructies. Die kun je vervolgens automatiseren met een workflow in combinatie met checklistitems.
CRM-velden die processen aansturen
De volgende CRM-variabelen hebben een directe relatie met de werking van functionaliteit en processen:
| Veld | Functionaliteit |
|---|---|
| Producten | Om gebruik te kunnen maken van (auto)workflows waarbij aangiften uit bronpakketten ter accordering worden aangeboden aan een klant, moeten producten (en diensten) op de klant zijn ingericht. Hiermee borgt de applicatie de volledigheid van de te starten werkprocessen en kan het kantoor altijd controleren of een aangifte vanuit het bronpakket is ontvangen. Ook geeft het inzicht en overzicht in het proces. Tevens is dit een vereiste voor het in bulk kunnen starten van werkprocessen. |
| RSIN/BSN nummer | Het RSIN/BSN nummer wordt gebruikt om een aangifte vanuit een bronpakket te matchen. Als dit nummer niet is ingevuld, kan de aangifte niet aan een dossier van een klant worden gekoppeld en stopt het proces in SBR approvals. |
| Cliëntnummer | Het bestaan en de integriteit van een cliëntnummer is belangrijk om cliënten te kunnen synchroniseren met andere pakketten waarmee een integratie bestaat. Een gelijk cliëntnummer is hiervoor een voorwaarde. |
| Contactnummer | Het bestaan en de integriteit van een contactnummer is belangrijk om contacten/personen te kunnen synchroniseren met andere pakketten waarmee een integratie bestaat. Een gelijk contactnummer is hiervoor een voorwaarde. |
| Bankrekening(en) | Het opvoeren van een bankrekening in het CRM bij Alle gegevens is een voorwaarde voor het kunnen uitvragen van een iDEAL 1cent-betaling voor identificatiedoeleinden. |
| Aangifte tijdvak LH | Het aangifte tijdvak loonheffingen kan een rol spelen bij de frequentie waarin het werkproces rondom loonmutaties en accordering loonheffingen opnieuw binnen de applicatie wordt gestart. |
| Aangifte tijdvak BTW | Het aangifte tijdvak BTW kan een rol spelen bij de frequentie waarin het werkproces rondom administratie en accordering BTW opnieuw binnen de applicatie wordt gestart. |
| Loonheffingsnummer | Het loonheffingsnummer kan van belang zijn bij de integratie met een bronpakket van waaruit een aangifte loonheffingen wordt ontvangen. |
| BTW nummer | Het BTW nummer kan van belang zijn bij de integratie met een bronpakket van waaruit een aangifte BTW wordt ontvangen. |
| WWFT tabblad contact | Op dit tabblad leg je het nummer van het ID-bewijs vast, het soort ID-bewijs, de geldigheidsdatum van het ID-bewijs en de datum waarop deze zaken zijn vastgesteld. Zolang deze velden niet zijn gevuld, geeft het systeem bij contacten die als UBO zijn aangemerkt een waarschuwing dat identificatie nog moet plaatsvinden. |
| WWFT & Structuur | Op dit tabblad leg je een relatie tussen de contacten bij een bedrijf en de juridische structuur. Van elk contact kun je het aandelenbelang in een entiteit (cliënt) vastleggen, waarna het platform de structuur toont. Bij aandelenbelangen >20% merkt de software een persoon aan als UBO. Een medewerker kan ook een persoon met een aandelenbelang <20% aanmerken als pseudo-UBO. UBO's moeten vervolgens worden geïdentificeerd via het tabblad WWFT dat beschikbaar is op het contact zelf. |
| Map opdrachtbevestiging | Op het tabblad WWFT onder het tabblad WWFT & Structuur toont de applicatie de (getekende) bestanden die in het dossier aanwezig zijn onder de map opdrachtbevestiging/offerte. Hierdoor kun je snel visueel controleren hoe het staat met de klantacceptatie. |
| Map Kvk uittreksel | Op het tabblad WWFT onder het tabblad WWFT & Structuur toont de applicatie de bestanden die in het dossier aanwezig zijn onder de map kvk uittreksel. Hierdoor kun je snel visueel controleren hoe het staat met de klantacceptatie. |
| Onboarding workflow | Op het tabblad WWFT onder het tabblad WWFT & Structuur toont de applicatie de status van de workflow onboarding, als die gedefinieerd is. Hierdoor kun je snel visueel controleren hoe het staat met de klantacceptatie. |
[!TIP] Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk CRM-velden in de applicatie vult en goed onderhoudt. Dat komt de werking van de functionaliteit ten goede en geeft je de tools om klantgericht te werken, omdat alle relevante informatie in combinatie met communicatie, werkprocessen, timeline en producten en diensten in één overzicht beschikbaar is. Hierdoor kun je snel de juiste beslissingen nemen zonder in meerdere applicaties te hoeven zoeken naar de stand van zaken.
Laatst bijgewerkt op