Importvoorbeeldbestanden gebruiken
Zo gebruik je de Excel-importvoorbeeldbestanden om relaties en contactpersonen in bulk te importeren in Mijn Kantoor, inclusief uitleg van alle velden.
Importvoorbeeldbestanden zijn Excel-sjablonen waarmee je relaties en bijbehorende contactpersonen in bulk importeert in Mijn Kantoor. Hieronder lees je welke velden je kunt invullen en wat de betekenis van elk veld is.
[!WARNING] Dit artikel gaat uitsluitend over het importeren van relaties en contactpersonen. Voor andere imports, zoals producten, rollen of vrije velden, zijn aparte importsjablonen beschikbaar. Die vind je in het artikel Importvoorbeeldbestanden.
Importsjablonen downloaden
Je downloadt de importsjablonen via de bovenstaande knop in de kennisbank. Daarnaast ontvang je deze bestanden als losse documenten via de supportomgeving van Mijn Kantoor.
Je ontvangt de standaard importsjablonen voor:
- Het aanmaken van dossiers (relaties) van personen
- Het aanmaken van dossiers (relaties) van organisaties
- Het koppelen van contactpersonen aan deze relaties
Gebruik deze sjablonen om alle benodigde gegevens aan te leveren voor de import naar Mijn Kantoor.
Uitleg importsjabloon Relaties
Binnen Mijn Kantoor zijn relaties de dossiers waarvoor je als kantoor werkzaamheden uitvoert. Elke relatie krijgt automatisch de standaard dossierstructuur toegewezen, zoals bepaald binnen jouw omgeving.
Aparte dossiers voor IB
In Mijn Kantoor worden IB-dossiers losgekoppeld van zakelijke dossiers. Had je voorheen één dossier voor een onderneming én het IB-deel van de eigenaar? Dan zijn dit nu twee aparte relaties.
Belang van unieke relatienummers
Elk dossier moet een uniek relatienummer krijgen. Een veelgebruikte methode is om zakelijke dossiers een basisnummer te geven en de gekoppelde IB-relaties een extensie met .1.
Voorbeeldverdeling
Petra de Vries is klant bij jouw kantoor en heeft twee ondernemingen. Zij is zelf ook IB-relatie. Haar partner Jan is eveneens IB-relatie. In dit geval maak je vier aparte relaties aan:
| Relatie | Type (kolom B in het importbestand) |
|---|---|
| De Vries Holding B.V. | O (Organisatie met relatienummer 100) |
| Cement B.V. | O (Organisatie met relatienummer 100.1) |
| Petra de Vries | P (Persoon met relatienummer 100.2) |
| Jan de Vries | P (Persoon met relatienummer 100.3) |
Uitleg importsjabloon Contacten
Contactpersonen zijn de mensen die toegang krijgen tot Mijn Kantoor en met wie je als kantoor communiceert. Elk contact koppel je aan één of meerdere relaties. Hierdoor kan een persoon bijvoorbeeld toegang krijgen tot zowel een privédossier als een zakelijk dossier.
Koppeling via relatienummer
In het importvoorbeeldbestand Contacten geef je per contactpersoon aan bij welk(e) relatienummer(s) deze hoort. Dit doe je in kolom L (gekoppelde relaties) van het contacten-importsjabloon.
Voorbeeld
Petra de Vries voer je op als contactpersoon. In kolom O geef je zowel het relatienummer op van haar IB-relatie als van haar twee ondernemingen. Na de import heeft Petra toegang tot al deze dossiers, die onderling gescheiden blijven.
Velden in het importbestand Relaties
De volgende twee paragrafen leggen uit wat de belangrijkste velden in Mijn Kantoor betekenen, welke waarden je kunt gebruiken en of het veld verplicht of optioneel is.
| Naam kolom | Omschrijving veld |
|---|---|
| Relatienaam/weergavenaam | Dit is de naam zoals die in het CRM-overzicht bij relaties wordt getoond. |
| Type | Vul een O in als het een organisatie betreft. Vul een P in als het een relatie-IB betreft. Kies een I als het een interne organisatie betreft. Kies een L als het een leverancier betreft. |
| Relatienummer | Elke relatie (zowel IB-klant als organisatie) krijgt een uniek relatienummer. Dit mag ook 10001, 10002, 10003, … zijn wanneer er geen nummers bekend zijn. |
| Rechtsvorm | Keuze uit: B.V.; N.V.; C.V.; V.O.F.; Eenmanszaak; Maatschap; Vereniging; Stichting; Coöperatie; Vennootschap; Buitenlandse Vennootschap; Zelfstandige zonder personeel; Private Limited Company; Kerkgenootschappen |
| RSIN (organisatie) of BSN (P/EMZ) | Vul voor organisaties (O) het RSIN in. Vul voor relatie-IB (P) het BSN in. Het nummer bestaat uit 8 of 9 cijfers en moet voldoen aan de elfproef. |
| BTW ID nr (P of EMZ) | Vul dit nummer in bij relatie-IB (P) of bij eenmanszaken (O), in het format NL gevolgd door 9 cijfers, gevolgd door B en 2 cijfers (NLxxxxxxxxxBxx). |
| OB nummer (Organisatie) | Vul het btw-/omzetbelastingnummer in als 9 cijfers gevolgd door B en 2 cijfers (xxxxxxxxxBxx). Dus zonder NL. |
| LB nummer (Organisatie) | Doe je de salarisverwerking voor deze klant? Vul dan het LB-nummer in als 9 cijfers gevolgd door L en 2 cijfers (xxxxxxxxxLxx). |
| KvK nummer (Organisatie) | Vul het KvK-nummer in als 8 cijfers. |
| Relatiesoort | Geef aan of het een actieve relatie (cliënt), een prospect of een oud-relatie (ex-cliënt of vervallen) betreft. |
| Adres | Straatnaam en huisnummer van het bezoekadres. |
| Postcode | Postcode van het bezoekadres. |
| Plaats | Plaatsnaam van het bezoekadres. |
| Land | Land van het bezoekadres. |
| Aangifte tijdvak LH | Het tijdvak voor de aangifte loonheffing die jullie als kantoor verzorgen voor de relatie. Doet de relatie de aangifte zelf? Laat dit veld dan leeg. |
| Planningsmaand | De maand waarin het jaarwerk is ingepland voor deze relatie. |
| Aangifte tijdvak BTW | Het tijdvak voor de aangifte omzetbelasting die jullie als kantoor verzorgen voor de relatie. Doet de relatie de aangifte zelf? Laat dit veld dan leeg. |
| Aangifte tijdvak ICP | Het tijdvak voor de ICP-aangifte die jullie als kantoor verzorgen voor de relatie. Doet de relatie de aangifte zelf? Laat dit veld dan leeg. |
Velden in het importbestand Contacten
Hieronder vind je de uitleg van de velden die je kunt invullen in het importvoorbeeldbestand voor contacten.
| Kolomnaam | Omschrijving |
|---|---|
| Contactnummer | Elke contactpersoon krijgt een uniek nummer. Dit mogen ook zelfgekozen nummers zijn, zoals 1, 2, 3, 4, 5, wanneer er geen nummers bekend zijn. |
| Initialen | Plaats hier de voorletters van het contact. |
| Roepnaam | Dit is de naam waarmee iemand wordt aangesproken. |
| Tussenvoegsel | Plaats hier het tussenvoegsel (indien van toepassing). |
| Achternaam | Plaats hier de achternaam. |
| E-mailadres | Dit veld is verplicht om contacten uiteindelijk uit te nodigen voor Mijn Kantoor en toegang te geven tot hun dossiers. |
| Gekoppeld aan relatie | Geef in dit veld aan waaraan de contactpersoon gekoppeld moet worden. Dit kunnen bijvoorbeeld meerdere organisaties zijn, maar ook het eigen IB-dossier en/of het IB-dossier van de partner. Voorbeeld: Jan de Vries is als contactpersoon gekoppeld aan twee organisaties met klantnummer 230 en 231 en aan de IB-relaties 232 en 233. Vul in deze kolom dan de klantnummers in, gescheiden door een puntkomma: 230;231;232;233 |
Laatst bijgewerkt op