Vraagposten instellen
Overzicht van de instellingen voor vraagposten in Mijn Kantoor, zoals de dossiermap, uitvraagtemplates, het aanvullende bericht, de afzenderrol en labels.
Met de instellingen voor vraagposten bepaal je hoe Mijn Kantoor vraagposten opslaat en verstuurt naar relaties, en hoe het dossierbeheer daarbij werkt. Je stelt ze in via Beheer > Taken > Vraagposten.
Instellingen en functies
Vraagposten dossiermap
De vraagposten worden opgeslagen in een specifieke map binnen het relatiedossier. Deze map houdt alle gerelateerde documenten en communicatie bij elkaar voor snelle toegang en overzicht.
Uitvraagtemplates voor het relatiedossier
Uitvraagtemplates zijn vooraf gedefinieerde vraagformulieren waarmee je informatie opvraagt bij relaties. Ze standaardiseren de communicatie en zorgen ervoor dat alle relevante vragen aan de relatie worden gesteld.
Inkoopfacturen
Bij inkoopfacturen bepaal je of een bepaalde post te koppelen is aan een specifieke in- of verkoop. Kun je een bedrag niet koppelen, dan stuurt Mijn Kantoor een vraagpost naar de relatie met het verzoek om verduidelijking.
Aanvullend bericht voor vraagposten
Het standaard aanvullende bericht bij een vraagpost is: "Bijgaand bedrag is door ons niet te koppelen aan een in- of verkoop. Kun je ons laten weten waar deze post voor is geweest? Alvast bedankt!"
Met dit bericht vraag je op een duidelijke en vriendelijke manier om extra informatie van de relatie.
Functie van het geadresseerde contact bij de relatie
Bij het versturen van een vraagpost wordt de functie van het geadresseerde contact binnen de relatie aangegeven. Zo is duidelijk wie de vraag moet beantwoorden, bijvoorbeeld een gevolmachtigde of een andere verantwoordelijke persoon binnen de organisatie.
Teamlidrol van de afzender bij de relatie
De afzender van de vraagpost wordt herkend aan de rol binnen het team, bijvoorbeeld relatiebeheerder. Zo ziet de ontvanger welke functie de persoon heeft die de vraag stelt, wat de communicatie vergemakkelijkt.
Labels voor vraagpostberichten
Je kunt labels toevoegen aan vraagpostberichten om ze te categoriseren en het beheer te vergemakkelijken. Met labels zie je snel om welk type vraagpost het gaat, waardoor het proces efficiënter verloopt. Per vraagpost kies je het label dat het onderwerp of de urgentie van het bericht het best weergeeft.
Meer informatie
Lees hoe je vraagposten configureert in het artikel Vraagposten configureren.
Laatst bijgewerkt op