Workflowfases
Maak en beheer workflowfases in workflowtemplates: naam, beschrijving, toewijzing aan een rol of procesteam en controlepunten per fase.
Met workflowfases deel je een workflowtemplate op in de stappen van je werkproces. Je maakt en onderhoudt ze bij het inrichten of onderhouden van workflowtemplates.
Workflowfases beheren
Via de plusknop rechts van WORKFLOW FASES maak je een nieuwe fase aan. Via het radertje rechts van een fase onderhoud je die fase. Met de puntjes voor een fase verplaats je een workflowfase naar boven of naar beneden.
Gegevens van een fase invullen
Nadat je een fase hebt aangemaakt of geselecteerd, verschijnt een popup met de volgende velden:
- NAAM: vul de naam van de workflowfase in. Kies een naam die herkenbaar is voor teamleden en die de fase in het proces zo goed mogelijk aanduidt.
- BESCHRIJVING: beschrijf zo goed mogelijk het doel van de fase. Hiermee informeer je een verantwoordelijke voortdurend over het doel van de fase als hij of zij aan de workflowfase werkt.
- TOEWIJZEN AAN: bepaal of de workflowstap onder verantwoordelijkheid van een Rol of een Procesteam wordt uitgevoerd.
Opties bij toewijzen aan
- Geen: alle teamleden op de klant zijn selecteerbaar voor de fase.
- Rol: alleen de teamleden die die rol hebben op de klant zijn selecteerbaar.
- Procesteam: de medewerkers die in het procesteam actief zijn, zijn selecteerbaar, onder de voorwaarde dat ze ook een rol op de klant hebben. Het maakt daarbij niet uit welke rol dat is.
[!TIP] Kies voor een Procesteam bij werkprocesstappen die onder gedeelde verantwoordelijkheid van een team kunnen worden uitgevoerd. Dit kan de doorstroom van werkprocessen positief beïnvloeden, omdat meerdere personen de fase kunnen afwikkelen. Je ziet dit bijvoorbeeld bij backofficeteams (administratieve verwerking) of salesteams (meerdere personen die verantwoordelijk zijn voor sales).
Controlepunten per fase
Per fase kun je controlepunten (checklistitems) meegeven. Hiermee geef je de verantwoordelijke persoon of het verantwoordelijke team aan welke zaken minimaal zijn behandeld om de fase gereed te kunnen melden. Het wordt verwacht dat de items worden afgevinkt, maar dat is niet verplicht.
- Bewerk een item via het radertje.
- Voeg een item toe via het plusje.
- Pas de volgorde van de items aan met de stippellijntjes voor het item.
Een medewerker of manager in een opvolgende fase kan altijd nagaan of de verantwoordelijke in de voorgaande fase alle items heeft behandeld en welke notities daarbij zijn gemaakt (afwijkingen).
Laatst bijgewerkt op