Workflowtemplate aanmaken
Leer hoe je in Mijn Kantoor een workflowtemplate aanmaakt en instelt: basisinstellingen, dossieritems, fases, controlepunten en automatiseringen.
Met een workflowtemplate automatiseer je in Mijn Kantoor eenvoudig processen voor je klanten. Op deze pagina lees je stap voor stap hoe je een workflowtemplate aanmaakt en instelt, met een voorbeeld voor de financiële administratie.
Hoe maak je een workflowtemplate aan?
Stap 1: Nieuwe workflow aanmaken
- Ga naar Beheer > Workflows.
- Klik rechtsboven op het plus-icoon om een nieuwe workflow aan te maken.
- Geef de workflow een naam, bijvoorbeeld "Financiële administratie".
Stap 2: Basisinstellingen
Bij het aanmaken van een workflow kun je de volgende instellingen configureren:
| Instelling | Omschrijving | Voorbeeld / Toelichting |
|---|---|---|
| Hoofdverantwoordelijke (optioneel) | Kies een teamlid of procesteam dat hoofdverantwoordelijk is en overzicht houdt. | Teamlid met rol administratie bij de relatie |
| Productverplichting | Stel in dat de workflow alleen opgestart kan worden bij relaties die een specifiek product afnemen. | Financiële administratie. Relaties die hun administratie zelf doen, krijgen de workflow niet. |
| Label toevoegen | Voeg optioneel een label toe om berichten die gekoppeld zijn aan de workflow te filteren en overzichtelijk te houden. | - |
| Zichtbaarheid voor relaties | Bepaal of de workflow zichtbaar moet zijn voor de relatie. | Meestal niet aangezet |
| Archiveren | Zet aan voor workflows die je niet meer wilt gebruiken, zodat ze uit je overzichten verdwijnen. | - |
| Uniek per periode | Zorgt ervoor dat er per periode maar één workflow kan bestaan. | Handig bij maandelijkse administraties om dubbele workflows te voorkomen |
| Direct doorzetten naar fase 1 | Workflow start meteen in fase 1. | Aan te raden bij automatiseringen zoals aanlevering gegevens. Voor jaarrekeningen, IB of VPB vaak Nee om handmatige controle te behouden |
| Onboarding workflow | Relevant bij cliëntacceptatie en onboarding. | Voor financiële administratie meestal niet nodig |
| Automatisch pinnen op planbord | Workflow wordt automatisch op het planbord van het aangewezen teamlid geplaatst. | Zet op Ja voor automatische plaatsing |
| Voltooien van taken bij workflow voltooiing | Voorkomt dat taken per ongeluk worden afgesloten. | Zet op Nee; bij specifieke processen kan Ja nuttig zijn (bijvoorbeeld als een aangifte al is ingediend) |
Stap 3: Dossieritems instellen
- Sla de workflow op. Er verschijnen nu drie tabbladen: Dossieritems, SBR en Plannerinstellingen.
- Ga naar het tabblad Dossieritems om een map in te stellen voor een periode (jaar of maand).
- Koppel één of meerdere dossiermappen aan de workflow.
Bestanden die via de workflow worden geüpload, worden automatisch in deze map geplaatst.
Stap 4: SBR-instellingen
- SBR-instellingen zijn relevant voor het automatisch ophalen en aanbieden van aangiften (BTW, IB, VPB).
- Voor een workflow financiële administratie zijn deze meestal niet nodig.
Stap 5: Plannerinstellingen
- Bepaal welke tijdvakken zichtbaar zijn in de planner (bijvoorbeeld maand en week).
- Kies eventueel om de huidige periode te verbergen, zodat alleen eerdere periodes zichtbaar zijn.
Stap 6: Fases toevoegen
- Sluit de pop-up en klik op het plus-icoon bij de workflow om een nieuwe fase toe te voegen.
- Geef de fase een naam en omschrijving.
- Bepaal wie verantwoordelijk is (teamlid of procesteam).
- Stel eventueel de volgende opties in:
- Verantwoordelijke automatisch toevoegen aan chat
- Doorlooptijd instellen
- Kleur van fase kiezen
- Automatisch doorzetten naar volgende fase bij voltooiing van taken
- Klik op Opslaan.
Stap 7: Controlepunten en automatiseringen
- Controlepunten zijn checklist-items die bepalen of een fase voltooid is. Een voorbeeld is het aanleveren van gegevens door de klant.
- Externe automatiseringen worden naar de klant gestuurd. Stuur bij automatiseringen altijd een bericht mee.
- Stel bij externe automatiseringen in namens wie en aan wie het bericht wordt gestuurd, bijvoorbeeld van teamlid "administratie" naar het voorkeurscontact.
- Voeg vervolgens de automatisering toe: bericht, gegevensuitvraag, document of losse taak.
- Interne automatiseringen worden intern naar een teamlid of procesteam gestuurd.
Stap 8: Workflow afronden
- Voeg eventueel extra fases toe, zoals:
- Vraagposten opvragen
- Administratie beoordelen
- Administratie verwerken
- De workflow kan nu bij elke klant die het product financiële administratie afneemt worden aangemaakt en ingepland.
Uitlegvideo
Bekijk ook de uitlegvideo over het aanmaken van nieuwe workflowtemplates in Mijn Kantoor.
Laatst bijgewerkt op